Een plaatje zegt meer dan woorden. Of in jullie vakgebied: meer dan veel cijfers. Toch is het maken van een goed grafische weergave van data niet altijd even eenvoudig. Wat past in welke situatie en hoe doe je dat dan in Excel?
De bekendste grafieken
Wij mensen zijn het meest bekend met kolomgrafieken, lijngrafieken en cirkelgrafieken: daar zijn we als het ware mee opgegroeid en daar zijn we aan gewend.
De vraag bij een grafische weergave van data is natuurlijk: wat wil je vertellen? En hoe maak je dat het eenvoudigste te lezen voor je klant?
Stel je wilt deze gegevens weergeven in een grafiek. Hoe hebben de verkopen het gedaan van 5 producten in de laatste 5 jaar? In plaats van producten kun je natuurlijk ook invullen productgroepen of divisies of filialen.
Waarom een kolomgrafiek lang niet altijd een goede keuze is
Zet je bovenstaande gegevens in een kolomgrafiek zonder verdere aanpassingen, dan ziet dat er zo uit.
Op het eerste gezicht een leesbare grafiek: alles staat erin, maar …
- kun je snel zien of de verkoop van een bepaald product stijgt in verkopen, daalt of gelijk blijft?
- kun je de totale verkopen in een jaar bekijken?
- kun je de verkopen van Product1 in 2023 snel zien? Je bent dan al blij dat de rasterlijnen je naar de juiste waarde in de y-as brengen ….
Een lijngrafiek dan?
Als je wilt laten zien hoe de verkopen van de producten het doen in de loop van de tijd is een lijngrafiek beter. In de grafiek hieronder zie je goed per product in welk jaar de verkopen ervan zijn gestegen of gedaald. Ok zie je dat Product 4 het meest verkoopt in alle jaren!
Gestapelde grafieken
Maar als je wilt laten zien hoe de totale verkopen het doen in deze jaren is een gestapelde kolom wellicht beter ①. Je ziet hier duidelijk dat de totale verkopen in 2022 het hoogste waren! Maar het is hier bijna ondoenlijk om te zien hoeveel de verkopen zijn van Product 4 in een bepaald jaar.
Een gestapelde lijngrafiek ② is juist een super slechte grafiekkeuze! Vrijwel iedereen zal bij die grafiek denken dat Product 5 het beste verkoopt en Product 1 het slechtste! Wat mij betreft is zo’n gestapelde lijngrafiek er een die je NOOIT moet gebruiken.
Als je de nadruk wilt leggen op hoe de verschillende producten zich onderling verhouden tot de jaarverkopen, dan is een 100% gestapelde grafiek weer prima ①. Hier is het wat lastiger om de individuele verkopen van elk product te zien, maar je ziet prima dat het blauwe gedeelte (Product 4) het grootste deel is en in 2019 bijna 50% van de totale verkopen waren.
Bij een gestapelde lijngrafiek 100% heb je hetzelfde probleem als bij de gestapelde lijn ②. Niet gebruiken dus!
Meestal wordt om de onderlinge verhoudingen zichtbaar te maken een cirkelgrafiek gebruikt. Als je die zou maken van A1:F6 krijg je dit ①. Gebruik je de knop Rijen/kolommen omdraaien dat krijg je grafiek ②.
Je ziet dus in een cirkelgrafiek nooit alle producten in alle jaren (hier alleen Product 1) of je ziet van 1 jaar (2019) de verdeling in de onderlinge productverkopen. Dat komt omdat een cirkelgrafiek maar één reeks kan weergeven.
Kortom: Excel kan van gegevens vrijwel elke grafiek maken, maar of dat de juiste grafiek is voor wat je wilt laten zien is maar de vraag. Dat moet je toch zelf bepalen!
Variaties in grafieken
Voor de standaardgrafieken van Excel die hierboven staan kun je direct kiezen voor verschillende varianten. Hiervoor gebruik je de speciale tabbladen in het lint Grafiekontwerp en Opmaak. Deze extra tabbladen zie je als de grafiek is geselecteerd.
Voor de 2e cirkelgrafiek heb je bijvoorbeeld verschillende Snelle indelingen en Grafiekstijlen. De laten dezelfde gegevens zien, maar in een andere opmaak.
En als je helemaal los wilt gaan, kun je zelfs helemaal je eigen grafiekopmaak creëren (en die kun je zelfs opslaan als een eigen grafieksjabloon). Bijvoorbeeld met je huisstijlkleuren en lettertype, zowel de waardes erin als de percentages en een uitgelicht taartpunt.
Of je maakt een kolomgrafiek een stuk eenvoudiger te lezen, door er maar één reeks in te zetten en de waardes eenvoudig leesbaar te maken. Je hebt dan niet eens een waarde-as nodig.
In de expert-training Rapportages gaat Saskia Jacobsen dieper op het maken van rapportages in.
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken. Naast de blogs op onze website, publiceert zij ook wekelijks op YouTube een korte tip (maximaal 2-3 minuten) die meestal over Excel gaat.
