De terugmeldplicht was tijdelijk opgeschort na een uitspraak van het Europees Hof van Justitie op 22 november 2022, waardoor de Kamer van Koophandel (KvK) tijdelijk geen informatieverstrekkingen uit het UBO-register kon verzorgen.
Geen raadpleging van het UBO-register mogelijk
Momenteel is het voor Wwft-instellingen nog steeds niet mogelijk om zelfstandig het UBO-register te raadplegen. Sinds 1 augustus 2024 moeten zij bij het aangaan van nieuwe zakelijke relaties een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register opvragen bij hun cliënten. Deze uittreksels kunnen door de cliënten bij de KvK worden aangevraagd en vervolgens aan de Wwft-instellingen worden verstrekt.
Nieuwe terugmeldplicht vanaf 1 oktober 2024
De terugmeldplicht houdt in dat wanneer een Wwft-instelling verschillen constateert tussen de gegevens in het UBO-register en andere bronnen, dit moet worden gemeld bij de KvK. Vanaf 1 oktober 2024 geldt deze terugmeldplicht ook als een Wwft-instelling een gewaarmerkt uittreksel ontvangt van een cliënt en dergelijke verschillen constateert. Omdat de werkwijze van het opvragen van een gewaarmerkt uittreksel bij de cliënt nieuw is voor Wwft-instellingen is besloten een overbruggingsperiode te gunnen tot 1 oktober 2024. Tot die tijd geldt de terugmeldplicht niet. Deze tijdelijke regeling blijft van kracht totdat Wwft-instellingen weer zelf toegang krijgen tot het UBO-register en terugmeldingen kunnen doen op basis van eigen raadpleging.
UBO-register als hulpmiddel bij cliëntenonderzoek
Het BFT benadrukt dat Wwft-instellingen niet uitsluitend mogen vertrouwen op de informatie uit het UBO-register, aangezien deze informatie slechts als hulpmiddel dient. Ook het gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register dient alleen als bewijs dat een UBO geregistreerd is in het UBO-register. Om te bepalen of iemand daadwerkelijk UBO is, zal de Wwft-instelling altijd eigen onderzoek moeten doen. Naast de informatie uit de KvK kan een Wwft-instelling zich (afhankelijk van de rechtsvorm van cliënt) baseren op objectieve bronnen zoals statuten, aandeelhoudersregisters, certificaathoudersregisters, maatschapscontracten, et cetera. Als er vervolgens een verschil zit tussen de geregistreerde informatie in het UBO-register en de informatie uit objectieve bronnen, dan is de Wwft-instelling verplicht om dat terug te melden bij de KvK.
Bron: BFT
