VWG is een regionaal en betrokken kantoor dat al meer dan vijfenzeventig jaar actuele vakkennis en praktijkgerichte adviezen biedt vanuit Nijmegen en Wijchen. Negentig medewerkers staan klanten dagelijks bij met onder andere belastingadvies, corporate finance, accountancy en audit en assurance. Ronald Schetters, manager IT: ‘Bijna 23 jaar geleden ben ik bij VWG begonnen als assistent accountant. Ergens op mijn carrièrepad heb ik de IT-afslag genomen. Ik spreek de taal van de accountant en de IT-medewerker en werk op de scheidslijn van beide beroepen.’
DailyDrive geeft het DMS extra functionaliteiten
Zoals zoveel bedrijven, had ook VWG in een recent verleden een eigen server op kantoor. Ronald: ‘Een aantal jaren geleden zijn we overgestapt naar een externe dataserver en weer iets later verhuist naar het Microsoft Azure platform.’ De virtual private cloud functionaliteit van Azure bood meer flexibiliteit maar had volgens Ronald een belangrijke beperking. ‘Voor ons betekende het dat we niet alleen de beveiliging van de laptops en de software moesten inregelen maar ook die binnen het platform. Daarom wilden we volledig overstappen naar de cloud en ook de software on demand afnemen. De beveiliging is dan op orde en de flexibiliteit neemt toe’, vertelt Ronald.
‘Medewerkers kunnen gelijktijdig werken in hetzelfde document en stukken worden automatisch opgeslagen in de juiste map.’ – Ronald Schetters, manager IT
Binnen het kantoor werd al gebruik gemaakt van Microsoft 365. Het was dan ook een logische stap om de cloudfaciliteiten van dit platform te gebruiken en SharePoint in te richten als DMS. Ronald: ‘De wens om over te stappen speelde al een aantal jaren. We hebben die tijd gebruikt om te onderzoeken welke applicaties er zijn, hoe ze eruit zien en wat de kosten zijn. Uiteindelijk is de keuze gevallen op DailyDrive van Like-IT.’ De SaaS-oplossing DailyDrive werkt naadloos samen met Microsoft 365, geeft SharePoint extra DMS-functionaliteiten en is makkelijk te koppelen aan externe bronsystemen.
Voorbereiding en training
In het besluitvormingsproces waren veiligheid en privacy overigens niet de enige overwegingen. ‘We hadden behoefte aan extra functionaliteiten op het gebied van bijvoorbeeld metadata en het automatiseren van workflows. Zaken die we op een fileserver niet konden inregelen’, legt Ronald uit. DailyDrive biedt het accountantskantoor veel gemak als het gaat om bijvoorbeeld het instellen van rollen en rechten, het zoeken en terugvinden van documenten en het intern en extern samenwerken. Daarnaast speelde ook de look en feel van de tool een belangrijke rol, vindt Ronald: ’DailyDrive heeft een moderne uitstraling en is eenvoudig in gebruik. Het zorgt dat onze medewerkers hun werk makkelijker kunnen doen. Bovendien, niet onbelangrijk, helpen nieuwe technieken bij het aantrekken van jongere generaties.’
In de fase voor de migratie heeft Like-IT de medewerkers van VWG goed voorbereid op de overstap. ‘We hebben het moment aangegrepen om een efficiencyslag te maken en alle bestanden op een logische manier onder te brengen binnen een heldere structuur. Om dat te realiseren, hebben we onze wensen samengebracht met de kennis en ervaring van Like-IT’, legt Ronald uit. Vooraf zijn duidelijke regels opgesteld welke data het eerst gemigreerd ging worden en welke later. Daarnaast heeft er een proefmigratie plaatsgevonden om uiteindelijk de data van de meest recente boekjaren in kleine gedeeltes over te hevelen. Ronald: ‘In de tussentijd hebben we bijgehouden welke wijzigingen er in bestanden plaatsvonden. Al deze mutaties hebben we vervolgens in een weekend overgezet. Op maandag konden de medewerkers gewoon aan het werk.’
In de voorbereiding naar een nieuw DMS besteedt Like-IT niet alleen aandacht aan technische zaken als de inrichting en de structuur ook de menselijke kant wordt meegenomen. Ronald geeft een voorbeeld: ‘Van oudsher waren medewerkers bijvoorbeeld gewend om Word te openen, een document op te stellen om vervolgens aan te geven waar het opgeslagen moest worden. Dat hoeft nu niet meer. Sterker nog, meerdere collega’s kunnen nu gelijktijdig werken in hetzelfde document en stukken worden automatisch opgeslagen in de juiste map. Om medewerkers over dit soort praktische zaken te informeren, heeft Like-IT vooraf trainingen op ons kantoor georganiseerd.’
Raad en daad, van begin tot eind
Eind 2023 is Like-It begonnen met de inrichting van DailyDrive en SharePoint en inmiddels is het grootste gedeelte van de klantbestanden overgezet. De IT-manager van VWG is heel tevreden over de migratie naar DailyDrive: ‘Zowel voor, tijdens als na de migratie denkt Like-IT heel goed mee. Het helpt dat ze niet alleen de technische kant snappen, maar ook ons vakgebied begrijpen. De overstap is soepel verlopen en ook na afloop staan ze voor je klaar. Als wij nu vragen hebben en we bellen, dan staan ze klaar met raad en daad.’
Met DailyDrive heb je een gestructureerd SharePoint DMS met duidelijke naamgeving, rechtenbeheer op basis van rollen, uniforme dossiers, metadata en krachtige zoekfilters. Bespaar tijd, werk efficiënter en sla documenten direct vanuit Outlook op. Plan een afspraak voor meer info!
