In het verleden was het vrij duidelijk welke gegevens bewaard moesten worden om te voldoen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Nu in het digitale tijdperk kan het soms voor de ondernemer onduidelijk zijn wat hij wel en wat hij niet hoeft te bewaren om te voldoen aan de wettelijke vereisten, en in welke hoedanigheid bescheiden bewaard moeten worden.
De Belastingdienst stelt dat ondernemers alle gegevens moeten bewaren uit hun geautomatiseerde administratie die belangrijk zijn voor de belastingheffing. Deze fiscale bewaarplicht geldt in principe voor een periode van zeven jaar. Dit artikel geeft antwoord op de vragen: Welke gegevens moet een ondernemer bewaren en hoe moet hij dit doen? En hoe moet de ondernemer de gegevens aanleveren voor een eventuele belastingcontrole ?
Welke gegevens moeten bewaard worden?
Volgens de wet moeten boeken, bescheiden én gegevensdragers die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing, in principe zeven jaar bewaard worden. Dit geldt dus ook voor gegevens die vastgelegd zijn op diskettes, tapes, cd-rom’s, dvd’s en usb-sticks. Als (een deel van) de administratie wordt verzorgd door derden, dan vallen de gegevens bij die derden ook onder de fiscale bewaarplicht. Het is belangrijk om hierover goede afspraken te maken.
Voorbeelden van gegevens bij derden zijn :
- De facturering wordt verzorgd door een administratiekantoor.
- Er wordt gebruik gemaakt van een online boekhoudpakket voor de financiële administratie.
- De loonadministratie wordt verzorgd door een servicebureau.
Diverse soorten gegevens
Er zijn diverse soorten gegevens, zoals brongegevens en afgeleide gegevens. Een voorbeeld: er komt een order binnen (brongegevens). Op basis hiervan wordt een verkoopfactuur gemaakt. Hieruit volgt een boeking in de financiële administratie (afgeleide gegevens). Het moet dus mogelijk zijn om bij een controle vanuit de afgeleide gegevens (de boeking) terug te gaan naar de brongegevens (orderformulier). Beiden dienen bewaard te worden.
Een ander soort gegevens zijn: vaste gegevens. Deze moeten in actuele vorm, maar ook in vroegere vorm bewaard worden. Voorbeeld: het adres van een debiteur is veranderd. Zowel het oude als het nieuwe adres moeten bewaard worden. Het is dan ook niet aan te raden om in dit geval het adres aan te passen bij de debiteur in de administratie, maar een nieuwe debiteur aan te maken. Beiden worden nu bewaard en de verandering blijft zichtbaar.
Hoe moeten de gegevens bewaard worden?
Bij een controle van de Belastingdienst moeten de gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. In principe moeten de gegevens bewaard worden in de hoedanigheid dat ze ontvangen zijn (originele vorm). Alleen onder bepaalde voorwaarden mogen gegevens worden omgezet.
Er wordt bijvoorbeeld een inkoopfactuur inde online administratie ingevoerd. De originele inkoopfactuur moet bewaard worden. Ook de gegevens in de online administratie moeten bewaard worden in dat computersysteem. Als de inkoopfactuur digitaal in de online administratie wordt ontvangen, dan moet deze bewaard te worden.
Het is van groot belang dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn. Voor een factuur bijvoorbeeld is het van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is. Het is ook van belang dat de factuur niet te veranderen is. De Belastingdienst moet dit bij een controle kunnen vaststellen.
In het huidige digitale tijdperk kan het bijvoorbeeld zo zijn dat een watermerk in een originele factuur op papier verloren gaat door het inscannen. In dit soort gevallen zullen de beheersingsmaatregelen in de organisatie samen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld de scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid. Dat stelt relatief hoge eisen aan de beheersingsmaatregelen.
Hoe moeten de gegevens worden aangeleverd voor een eventuele belastingcontrole?
Meestal kunnen de gegevens op een opslagmedium verstrekt worden aan de Belastingdienst. Als bestanden ook met behulp van compressieprogrammatuur niet op de hiervoor genoemde opslagmedia passen, kunnen – in overleg met de Belastingdienst – ook andere opslagmedia gebruikt worden.
In de meeste boekhoudpakketten kan een zgn. xml auditfile gedownload worden met alle gegevens uit de boekhouding. Deze file moet opgestuurd worden naar de Belastingdienst.
Tip:
Let bij de keuze van een online boekhoudpakket op hoe de bewaarplicht van minimaal 7 jaar geregeld is. Zo worden onaangename verrassingen voorkomen als blijkt dat al de gegevens verwijderd zijn als wordt gestopt met het pakket.
——————————————————————————————————————-
Bij KLEISTEEN vinden wij het logisch dat we alle gegevens waarvoor u jarenlang betaald heeft, minimaal 7 jaar lang GRATIS bewaren. U kunt gewoon in blijven loggen en alles in blijven zien en downloaden c.q. printen.
