BTW lijkt niet moeilijk. Zo veel smaken zijn er niet. Maar toch zijn er verschillen. Een goed gestroomlijnd proces betekent betere informatie over de klant en het kunnen sturen op uitzonderingen. Een slim BTW-traject biedt dit. Verrassingen zoals verkeerde boekingen, onnodige overuren, te late aangiftes en/of niet goed weten wat er bij een klant speelt blijven dan uit. In gesprek met Thijs Sauër, van huis uit niet alleen fiscalist, maar ook accountant en nu product marketing manager bij Exact.
BTW-aangiftes moeten altijd op tijd. Te laat insturen leidt onverbiddelijk tot een boete. Daar is niemand blij mee en het is ook niet nodig.Grip op het gehele proces staat daarbij centraal. Dat begint met het goed inrichten van de administratie. Afspraken maken met de klant over wie uiteindelijk de aangifte doet en hoe dat gebeurt. De accountant moet dan weer controleren of de aangiftes ook inhoudelijk correct zijn. Zijn deze processen in orde dan heeft de accountant ook weer een goed zicht op de actualiteit bij zijn klant.
Waar moet een accountant met het oog op de BTW-aangifte op letten bij het inrichten van een administratie?
‘Hoe zijn de BTW-codes ingericht binnen de administratie? Het hangt ook af van hoe de administratie wordt gevoerd. Je ziet nog steeds – helaas – dat veel accountants de BTW-aangifte oppakken aan de hand van het kas- en/of bankboek. Pas wanneer een betaling gedaan is of is ontvangen wordt de administratie bijgewerkt en de BTW berekend. Dat heeft weliswaar het voordeel dat – mits goed ingeregeld – alles snel en efficiënt op de juiste plek terechtkomt, wordt verrekend en naar de juiste kosten- of opbrengstenrekening wordt geboekt. Groot nadeel is dat je geen inzicht hebt in de inkomende en uitgaande facturen en dus ook niet precies weet of de BTW correct is berekend. Een ondernemer kan zichzelf dan ook tekortdoen. Wanneer een factuur in het eerste kwartaal ontvangen is mag de BTW ook in dat kwartaal worden verrekend, los van het gegeven of de factuur nu wel of niet betaald is. Je hebt dus geen overzicht op het totaalplaatje van de onderneming. De stapel facturen die nog niet betaald zijn c.q. nog ontvangen moeten worden blijven zo buiten het zicht van de accountant. Stel je voor dat een onderneming bijvoorbeeld nog € 20.000 heeft uitstaan aan facturen die hij nog betaald moet krijgen en hij moet zelf nog € 10.000 aan facturen betalen. Of erger: stel dat het andersom is en zijn bankrekening vertoont een ontoereikend saldo. Die signalen mis je dan wel.
Dat is overigens niet het enige. Steeds meer ondernemers hebben te maken met leveringen en ontvangsten uit andere EU-landen of daarbuiten. Worden al deze transacties wel juist opgenomen in de BTW-aangifte en in de ICP- aangifte? Dat kun je slim oplossen door de betreffende klantenkaart binnen je administratie al van de juiste BTW-code te voorzien zodat bij levering aan die relatie al het juiste BTW-vak wordt opgenomen en in de ICP-aangifte worden weergegeven. Dan krijg je bij het nalopen van zo’n boeking al meteen heel veel gegevens boven water. Dat voorkomt fouten. Foute BTW-codes zijn gewoon vervelend en kosten extra veel tijd om te corrigeren. Daarnaast heb je natuurlijk hoog tarief, laag tarief en de verlegregeling in bijvoorbeeld de bouw. Daar is de hoofdaannemer verantwoordelijk voor de betaling van de BTW en wordt in de keten geen BTW berekend. Dat moet wel vastgelegd worden in de systemen.’
Grip op de processen, hoe realiseer je dat?
‘Werk met templates. Standaardinrichtingen die je één keer opstelt en vervolgens hergebruikt bij nieuw in te richten administraties. Het onderhoud daarvan is een stuk eenvoudiger dan overal iedere keer het wiel uitvinden. Je moet natuurlijk wel goed blijven nadenken. Wanneer je overstapt van het ene naar het andere pakket moet je wel controleren of het rekeningschema dat je gebruikt ook dan nog van toepassing is. Vanuit Exact Online kun je gewoon direct een BTW-aangifte doen. Daar heb je geen ander pakket voor nodig. Wanneer een kantoor klanten heeft die ook nog met andere software werken dan kiezen kantoren er soms voor om een apart BTW-pakket te gebruiken.
Grip op het proces betekent ook dat je weet van welke ondernemer je nog de cijfers moet krijgen. Je weet ook wat de workload binnen je kantoor is en hoever je medewerkers of collega’s zijn in het verwerken van alle gegevens van je cliënten. Dit kan je nu allemaal met behulp van dashboards binnen je organisatie bijhouden. Grip hebben betekent dat je het uiteindelijke accorderen en versturen van de BTW-aangifte goed geregeld moet hebben. Dat kan via een portal zoals bijv. Pinkweb, maar kan ook vanuit het aangiftepakket of via het boekhoudpakket. Het kan vanuit Exact Online. De ondernemer kan dat zelf doen of je doet dat voor hem. Afspraken daarover moeten wel worden vastgelegd. Er zijn kantoren die deze verantwoordelijkheid nadrukkelijk bij de klant leggen en er zijn ook kantoren die de klant vooraf om schriftelijke toestemming vragen om de BTW-aangifte in te mogen dienen. Grotere kantoren leggen de verantwoordelijkheid voor het goedkeuren van de aangifte vaker terug bij de cliënt.’
Wat is het belang van het uitvoeren van controles op een BTW-aangifte?
‘Je wilt weten of de administratie klopt. Dat alle transacties op de juiste plaats staan en welke transacties nog niet zijn opgenomen en dat de periodes kloppen. Stel we zitten in het tweede kwartaal en hebben de aangifte eerste kwartaal al afgerond. In mei krijg ik facturen die in de eerste drie maanden horen te vallen. Die kan je dan keurig in de betreffende periode boeken. Maar je moet die BTW wel meenemen in je aangifte. Met een druk op de knop kun je die transacties uit je administratie halen. Transacties die in het eerste kwartaal thuishoren maar waarvan de BTW nog niet verrekend is. Dan neem je ze dus eenvoudig mee in de BTW-aangifte over het tweede kwartaal.
Je kunt controleren of de financiële administratie aansluit bij de BTW-aangifte. Dan zie je ook of de administratie zorgvuldig is bijgehouden en of de omzetverantwoording klopt. .’
Hoe kan een accountant zijn klant faciliteren die zelf zijn administratie doet?
‘Ondernemers die zelf hun administratie voeren zeggen vaak toch nog: “accountant, wil jij nog even naar mijn BTW-aangifte kijken.” Binnen Exact online kan de accountant doorklikken naar en meekijken met de klant. Daar kan hij eerdergenoemde BTW-controles uitvoeren. Het fiscale stuk verzorg je dan voor je klant. Hij blijft zelf zijn boekhouding doen. Als kantoor kan je dan weer je PKI-certicaat delen met de klant, omdat jij de aangifte uiteindelijk doorzet naar de Belastingdienst. Je corrigeert op afstand en verzorgt zijn BTW-aangifte.’
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
