• Opleidingen
  • E-learnings
  • Incompany
    • Incompany gemeenten
  • Docenten
    • Blogs
  • Nieuws
  • Specialisten
  • Dossiers
  • Vacatures
    • Vacature inzenden
    • Kantoren
    • Carrière
  • Stap-budget
  • Over ons
  • Contact
  • Adverteren
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Twitter
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Contact
  • Adverteren
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Fiscaal Vanmorgen

  • Opleidingen
  • E-learnings
  • Incompany
    • Incompany gemeenten
  • Docenten
    • Blogs
  • Nieuws
  • Specialisten
  • Dossiers
  • Vacatures
    • Vacature inzenden
    • Kantoren
    • Carrière
  • Stap-budget
Home » Digitalisering en bewaarplicht. Hoe zit het precies?

Digitalisering en bewaarplicht. Hoe zit het precies?

Artikelen

4 januari 2018 door Fiscaal Vanmorgen

Fiscaal Vanmorgen

In het verleden was het vrij duidelijk welke gegevens bewaard moesten worden om te voldoen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Nu in het digitale tijdperk kan het soms voor de ondernemer onduidelijk zijn wat hij wel en wat hij niet hoeft te bewaren om te voldoen aan de wettelijke vereisten, en in welke hoedanigheid bescheiden bewaard moeten worden.

De Belastingdienst stelt dat  ondernemers  alle gegevens moeten bewaren uit hun geautomatiseerde administratie die belangrijk zijn voor de belastingheffing. Deze fiscale bewaarplicht geldt in principe voor een periode van zeven jaar. Dit artikel geeft antwoord op de vragen: Welke gegevens moet een ondernemer bewaren en hoe moet hij dit doen? En hoe moet de ondernemer de gegevens aanleveren voor een eventuele belastingcontrole ?

Welke gegevens moeten bewaard worden?

Volgens de wet moeten boeken, bescheiden én gegevensdragers die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing, in principe zeven jaar bewaard worden. Dit geldt dus ook voor gegevens die vastgelegd zijn op diskettes, tapes, cd-rom’s, dvd’s en usb-sticks. Als (een deel van) de administratie wordt verzorgd door derden, dan vallen de gegevens bij die derden ook onder de fiscale bewaarplicht. Het is belangrijk om hierover goede afspraken te maken.

Voorbeelden van gegevens bij derden zijn :

  • De facturering wordt verzorgd door een administratiekantoor.
  • Er wordt  gebruik gemaakt van een online boekhoudpakket voor de financiële administratie.
  • De loonadministratie wordt verzorgd door een servicebureau.

Diverse soorten gegevens

Er zijn diverse soorten gegevens, zoals brongegevens en afgeleide gegevens. Een voorbeeld: er komt een order binnen (brongegevens). Op basis hiervan wordt een verkoopfactuur gemaakt. Hieruit volgt een boeking in de financiële administratie (afgeleide gegevens). Het moet dus mogelijk zijn om bij een controle vanuit de afgeleide gegevens (de boeking) terug te gaan naar de brongegevens (orderformulier). Beiden dienen bewaard te worden.

Een ander soort gegevens zijn: vaste gegevens. Deze moeten in actuele vorm, maar ook in vroegere vorm bewaard worden. Voorbeeld: het adres van een debiteur is veranderd. Zowel het oude als het nieuwe adres moeten bewaard worden. Het is dan ook niet aan te raden om in dit geval het adres aan te passen bij de debiteur in de administratie, maar een nieuwe debiteur aan te maken. Beiden worden nu bewaard en de verandering blijft zichtbaar.

Hoe moeten de gegevens bewaard worden?

Bij een controle van de Belastingdienst moeten de gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. In principe moeten de gegevens bewaard worden in de hoedanigheid dat ze ontvangen zijn (originele vorm).  Alleen onder bepaalde voorwaarden mogen gegevens worden omgezet.

Er wordt bijvoorbeeld een inkoopfactuur inde online administratie ingevoerd. De originele inkoopfactuur moet bewaard worden. Ook de gegevens in de online administratie moeten bewaard worden in dat computersysteem. Als de inkoopfactuur digitaal in de online administratie wordt ontvangen, dan moet deze bewaard te worden.

Het is van groot belang dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn. Voor een factuur bijvoorbeeld is het van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is. Het is ook van belang dat de factuur niet te veranderen is. De Belastingdienst moet dit bij een controle kunnen vaststellen.

In het huidige digitale tijdperk kan het bijvoorbeeld zo zijn dat een watermerk in een originele factuur op papier verloren gaat door het inscannen. In dit soort gevallen zullen de beheersingsmaatregelen in de organisatie samen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld de scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid. Dat stelt relatief hoge eisen aan de beheersingsmaatregelen.

Hoe moeten de gegevens worden aangeleverd voor een eventuele belastingcontrole?

Meestal kunnen de gegevens op een opslagmedium verstrekt worden aan de Belastingdienst. Als bestanden ook met behulp van compressieprogrammatuur niet op de hiervoor genoemde opslagmedia passen, kunnen – in overleg met de Belastingdienst – ook andere opslagmedia gebruikt worden.

In de meeste boekhoudpakketten kan een zgn. xml auditfile gedownload worden met alle gegevens uit de boekhouding. Deze file moet opgestuurd worden  naar de Belastingdienst.

Tip:

Let bij de keuze van een online boekhoudpakket op hoe de bewaarplicht van minimaal 7 jaar geregeld is. Zo worden onaangename verrassingen voorkomen als blijkt dat al de gegevens verwijderd zijn als wordt gestopt met het pakket.

——————————————————————————————————————-

Bij KLEISTEEN vinden wij het logisch dat we alle gegevens waarvoor u jarenlang betaald heeft, minimaal 7 jaar lang GRATIS bewaren. U kunt gewoon in blijven loggen en alles in blijven zien en downloaden c.q. printen.

Categorie: Artikelen

Docenten

John Bult
Teunis van den Berg
Teunis van den Berg
Bernard Schols
Erik van Toledo
Chris Dijkstra
Chris Dijkstra
jan wietsma
Jan Wietsma
Debby Kettler
Debby Kettler
Herman van Kesteren
Loek Daemen
Ruben Stam
Ruben Stam
Chanien Engelbertink
Patrick Wille
Joost Severs
Roger van de Berg
Ruben Stam
Beishuizen
Kees Beishuizen
Alex Schrijver
Jaap Wisse
Martijn Paping
Martijn Paping
Saskia Jacobsen
Bram de Nies
Bram de Nies
Heleen Elbert
Ron Mulder
Martijn Bedaux
Bob van Leeuwen
Arnaud Booij
Marco de Weerd
Marja van den Oetelaar
Willem Veldhuizen
Bea Aarnoutse
Almer de Beer
Almer de Beer
Joep Swinkels
Albert Heeling
Geert Witlox
Casper Mons
Hans Tabak
Barry Willemsen
Ewoud de Ruiter
Ewoud de Ruiter
Pieter Kok
Jeroen Knol
Jeroen Knol
Hanneke Kroonenberg
Kirsten Kievit
Wilbert Nieuwenhuizen

Blogs

  • Notaris kon btw op kosten niet volledig aftrekken! 32 weergaven
  • Goede doelen en btw; 5 tips waar je als goed doel aan moet denken 12 weergaven
  • Verlegging van invoer-btw in Nederland: van vooruitstrevend naar achter de feiten aan lopen 7 weergaven
  • OSS en de USA ondernemer: de O staat voor onmogelijk 4 weergaven

Fiscaal Vanmorgen (FV) is het platform voor belastingadviseurs, fiscalisten, accountants en iedereen die geïnteresseerd is in fiscale opleidingen en fiscaal nieuws.

Fiscaal Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers Vanmorgen.

 

Categorie

  • Opleidingen
  • E-learnings
  • Incompany
    • Incompany gemeenten
  • Docenten
    • Blogs
  • Nieuws
  • Specialisten
  • Dossiers
  • Vacatures
    • Vacature inzenden
    • Kantoren
    • Carrière
  • Stap-budget

Info

  • Over ons
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Twitter
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Fiscaal Vanmorgen gebruik van cookies.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen