Het lijkt zo eenvoudig. Binnen het kader van de werkkostenregeling kan een werkgever 1,2% van zijn personeelsbudget vrij aan zijn werknemers uitbetalen, vergoeden, of personeelsfeesten voor aanbieden, enz. Het probleem zit hem echter minder in wat er mag, maar meer in de vastlegging en de bewaking van de bestede budgetten. Daarvoor moeten de loonadministraties en de financiële administraties goed op elkaar zijn afgestemd, c.q. goed samenwerken. Bij overschrijding van de budgetten komt de fiscus met een onverbiddelijke eindheffing van € 0,80 over iedere euro waarmee de norm wordt overschreden. Thijs Sauër van Exact legt uit.
De werkkostenregeling is definitief ingevoerd per 1 januari 2015. De regeling is eigenlijk bedoeld om fiscale regels te vereenvoudigen en controles door de Belastingdienst eenvoudiger te maken. De facto door deze controles te verleggen naar de werkgever. Een werkgever mag 1,2% van zijn loonsom jaarlijks besteden aan diverse vergoedingen aan zijn personeel.
Kosten die werknemers maken om hun functie naar behoren uit te voeren kunnen gewoon worden vergoed, zonder dat daarbij de werkkostenregeling in beeld komt. Kijk voor de fiscale details op de site van de Belastingdienst. Thijs Sauër is van huis uit accountant en fiscalist en nu Product Marketing Manager bij Exact. Hij vat de werkkostenregeling kort samen: ‘In principe is alles wat een werkgever aan zijn werknemers uitbetaalt loon. Wanneer iets een gerichte kostenvergoeding is, dan is dat onbelast. Een voorbeeld daarvan is de vergoeding van kilometers in het kader van functie-uitoefening, in feite kosten die een werknemer voorschiet. Een ter beschikking gestelde pc of telefoon kan ook onder deze voorwaarden vallen. Moeilijker wordt het wanneer we praten over vaste vergoedingen voor bijvoorbeeld buitendienstmedewerkers. Collega’s op kantoor hoeven niet te betalen voor hun kopje koffie. Een buitendienstmedewerker kan hier een vaste onkostenvergoeding voor krijgen, waarvoor achteraf geen bonnetjes hoeven te worden overlegd. Zo’n regeling moet dan wel weer ‘proportioneel’ zijn, dus niet buitensporig.Kosten die bijvoorbeeld gemaakt worden voor een personeelsfeest of het kerstpakket vallen wel direct onder de werkkostenregeling. Maar directe vergoedingen tellen wel mee als belastbaar inkomen. Bij bijvoorbeeld een kilometervergoeding die geen € 0,19 maar € 0,26 is, telt het deel boven de €0,19 wel mee als belastbaar inkomen. Tenzij de werkgever besluit die onder de werkkostenregeling onder te brengen.’Thijs Sauër vindt het geen royale regeling. ‘1.2% is niet veel. Wanneer je één miljoen euro aan personeelskosten hebt, betekent dit dat je € 12.000 in dit kader vrij te besteden hebt. Het is dus zaak de budgetten die met de werkkostenregeling gemoeid zijn goed te bewaken en de regelingen zo effectief mogelijk in te richten. Overschrijdingen zonder inzicht leiden tot onverwachte en onverbiddelijke dure eindheffingen.’
Wat kun je doen om verassingen te voorkomen?
‘Het is van belang dat de budgetten in zowel het financiële domein als in het loondomein goed in de gaten worden gehouden. Met moderne software is dat ook mogelijk. Wat een probleem hierbij is, is de rol van de BTW. Een salarisadministrateur moet uitgaan van de kosten inclusief BTW. Een financiële man kijkt altijd naar kosten exclusief BTW. Wanneer in de financiële administratie goed wordt bijgehouden dat bepaalde vergoedingen – kosten – onder de werkkostenregeling kunnen vallen, dan wordt bewaking van de budgetten al een stuk eenvoudiger. Waar je goed op moet letten is de verrekening van de BTW. In de werkkostenregeling moet rekening gehouden worden met de kosten inclusief BTW. In de financiële administratie is dat zonder BTW. De uitgegeven bedragen moeten dus – inclusief de BTW – goed worden bijgehouden in de optelsommetjes naar de 1,2% van het budget voor de werkkostenregeling. Met een schatting kan je achteraf ongemakkelijk uitkomen, of een ongebruikt deel van je budget of toch een overschrijding en een mogelijk onverwachte eindheffing door de fiscus.’
Is er een relatie tussen de complexiteit van de werkkostenregeling en de omvang of complexiteit van een onderneming?
‘Het is meer de complexiteit van de regelingen. Je moet goed weten of iets onder de vrije vergoedingen valt en dus niet meetelt in de werkkostenregeling. Of dat iets juist wel onder de werkkostenregeling valt zodat je de budgetten en de BTW goed in de gaten moet houden. In de administratie zie je vaak mensen die financieel georiënteerd zijn en de loonaspecten niet overzien. In de loonadministratie zitten vaak mensen die de boekhouding niet in kunnen zien. In de huidige RGS-systematiek is overigens wel ruimte voor de werkkostenregeling. Echter daarvoor zijn er eigenlijk veel te veel velden vrijgemaakt, zo’n 80 verschillende grootboekrekeningen, die leiden tot incidenteel gebruik van die rekeningen. Dat bevordert niet de transparantie en overzichtelijkheid.’
Waar zitten de addertjes onder het gras?
‘Met name dus in het goed inzicht hebben welke kosten nu wel of niet onder de Werkkostenregeling vallen en welke grootboekrekeningen daarbij horen. In Exact Online hebben we daar eenvoudig één type grootboekrekeningen voor aangemaakt waar je de kosten die betrekking hebben op de werkkosten op kunt verantwoorden. Die komen dan heel overzichtelijk in de loonadministratie, zodat iedereen het overzicht kan hebben. Dan zie je het bedrag waarop de werkkostenregeling van toepassing is. De BTW wordt op een correcte manier meegenomen zodat je op de werkelijke werkkosten uitkomt. Dat is anders dan bedragen invoeren via een Exceloverzicht en de BTW achteraf globaal berekenen, omdat sommige kosten 0% en andere 6% of 21% BTW met zich meebrengen. In Exact Online zie je onmiddellijk de juiste koppelingen met de BTW-percentages en blijven verrassingen achteraf achterwege.’
