Als aan een werknemer vóór 13 maart een OV-abonnement is vergoed of verstrekt, dan mag je de thuiswerkdagen door de coronamaatregelen als reisdagen aanmerken. De Belastingdienst keurt dit goed op grond van het ‘Besluit noodmaatregelen coronacrisis’.
Als de werkgever het OV-abonnement heeft vergoed of verstrekt op of na 13 maart 2020, dan ga je uit van het reispatroon dat de werknemer daadwerkelijk heeft. De thuiswerkdagen door de corona-maatregelen mag je dan niet aanmerken als reisdagen.
Onbelast of belast
Of een vergoeding of verstrekking van een OV-abonnement, bijvoorbeeld een jaartrajectkaart, onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen die de werknemer met het abonnement maakt. Hoe je dit berekent, vind je in het Handboek Loonheffingen.
Als het OV-abonnement vóór 13 maart 2020 vergoed of verstrekt is, dan mag je voor deze berekening de thuiswerkdagen als reisdagen aanmerken.
De kosten van de zakelijke reizen die de werknemer met het abonnement maakt, kun je op twee manieren bepalen:
- Je maakt met de werknemer een afspraak over nacalculatie.
- Je maakt de kosten aannemelijk.
Nacalculatie
Binnen één maand na het einde van de geldigheid van het ov-abonnement bepaal je met nacalculatie samen met de werknemer het zakelijke gebruik van het abonnement.
Het zakelijke gebruik van het abonnement is vast te stellen door alle kosten die de zakelijke reizen zonder abonnement hadden gekost, bij elkaar op te tellen.
Zijn de kosten van het zakelijke gebruik minder dan de vergoeding die de werknemer heeft betaald, dan moet de werknemer het verschil aan de werkgever terugbetalen. Je kunt ook met de werknemer afspreken dat een eventueel resterend bedrag loon is voor de werknemer. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Voorbeeld 1. Onbelast
Je vergoedt of verstrekt een ov-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 8.000. De vergoeding of verstrekking van de ov-jaarkaart is dan volledig onbelast.
Voorbeeld 2. Deels onbelast
Je vergoedt of verstrekt een ov-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 4.000. De vergoeding of verstrekking van de ov-jaarkaart is dan voor € 4.000 onbelast en voor € 2.000 belast loon van de werknemer. Maar je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Aannemelijk maken
De vergoeding of verstrekking is alleen onbelast als je aannemelijk kunt maken dat de kosten van de zakelijke reizen ten minste even groot zijn als de kosten van het ov-abonnement.
Voor het aannemelijk maken van deze kosten mag je de volgende methoden gebruiken:
- Je berekent de kosten van de zakelijke reizen over 1 maand. In dat geval moeten deze kosten minstens even hoog zijn als 1/12 van de kosten van het abonnement.
- Je berekent de kosten van de zakelijke reizen over een periode van 6 maanden of langer. In dat geval moeten deze kosten in de eerste 6 maanden minstens de helft zijn van de kosten van het abonnement.
Lees meer in:
Handboek Loonheffingen
– Paragraaf 21.2.1 Vergoeden van een OV-abonnement
– Paragraaf 21.2.2 Verstrekken van een OV-abonnement.
Besluit noodmaatregelen coronacrisis
– onderdeel 6.2 Vaste reiskostenvergoeding
Bron: Forum Salaris
