Ze komen behoorlijk regelmatig voorbij: accountants- en administratiekantoren die in de rechtszaal tegenover een klant staan vanwege een geschil over de betaling van facturen. Vaak nadat er onduidelijkheid is ontstaan over prijsafspraken, nacalculatie of meerwerk. Tegenover een gemotiveerde betwisting van een of meer facturen door de klant moet dan wel een goede onderbouwing van de factuur staan.
Dat blijkt maar weer eens uit een recente uitspraak van de Rechtbank Amsterdam in een zaak die een administratie- en belastingadvieskantoor had aangespannen tegen een voormalige klant, een zorginstelling. Van de door het kantoor gevorderde € 26.961,14 aan openstaande facturen wijst de rechtbank maar € 11.836,15 toe. Over een factuur van ruim €15.000 wordt geoordeeld dat de vordering onvoldoende is onderbouwd. Een urendeclaratie van de verrichte werkzaamheden werd bijvoorbeeld niet overlegd. Het kantoor wilde de jaarrekening 2018 aanvankelijk kosteloos afronden, maar kwam vanwege tekortkomingen in de administratie bij de zorginstelling alsnog met de factuur.
Uitspraak: ECLI:NL:RBAMS:2021:2509
De partijen hadden een overeenkomst gesloten, waarbij het kantoor zich heeft verplicht in opdracht van de zorginstelling werkzaamheden uit te voeren. Daarbij ging het om de afronding van de administratie van de klant over het jaar 2018 en het uitvoeren van de administratie en jaarwerkzaamheden over het jaar 2019. Over 2019 bestaat weinig discussie, de rechter oordeel dat de klant die factuur moet betalen.
Grotere tijdsinvestering dan aanvankelijk gedacht
Over 2018 is het een ander verhaal. De verdediging van het kantoor vertelde dat partijen aanvankelijk waren overeengekomen dat de afronding van de jaarrekening kosteloos zou geschieden. Het kantoor heeft deze kostenopgave gedaan aan de hand van de door de klant verstrekte (beperkte) informatie en de mededeling dat de werkzaamheden niet veel meer tijd zouden kosten. Na uitgebreide toegang tot de administratie van de klant constateerde het kantoor echter dat er veel meer tijd gemoeid was met de afronding van de jaarrekening. Naar aanleiding daarvan heeft het kantoor met mevrouw P.A. Clarck, de directeur-bestuurder van de klant, telefonisch besproken dat voormelde werkzaamheden de opdracht ver te boven gingen. Partijen zijn overeengekomen dat het kantoor de extra werkzaamheden in rekening zou brengen op basis van nacalculatie tegen een gematigd tarief. De eerste factuur voor deze werkzaamheden (gedateerd 25 januari 2019 en ter hoogte van € 9.075,00) heeft de klant betaald. De tweede factuur (gedateerd 15 maart 2019 en ter hoogte van € 15.124,99) is niet voldaan.
Klant bereid om extra te betalen
De klant heeft niet betwist dat zij onder voorwaarden een extra bedrag aan het kantoor wilde betalen. Ter zitting heeft Clarck verklaard dat zij in eerste instantie hadden afgesproken dat de werkzaamheden kosteloos zouden geschieden. Nadat het administratiekantoor telefonisch had aangegeven dat de te verrichten werkzaamheden niet in verhouding stonden tot hetgeen in de opdrachtbevestiging is opgenomen, heeft Clarck aangegeven dat zij bereid was voor de extra werkzaamheden te betalen als het kantoor deze inzichtelijk zou maken. Daarbij heeft zij tevens verklaard dat het zou kunnen dat ze een maximum van 10.000,- heeft genoemd, maar dat dit geen vaste afspraak was. De zorginstelling heeft vooruitlopend op de kostenspecificatie de voorschotnota van 25 januari 2019 betaald, maar het kantoor heeft nimmer haar factuur onderbouwd of inzichtelijk gemaakt, voerde de zorginstelling aan. Dat geldt ook voor de factuur van 15 maart 2019.
Oordeel rechtbank
De rechtbank stelt vast dat tussen partijen niet in geschil is dat de afronding van de werkzaamheden over het jaar 2018 niet meer kosteloos zou geschieden. Uit hetgeen partijen ter zitting naar voren hebben gebracht, komt duidelijk naar voren dat zij hebben gesproken over deze werkzaamheden en dat deze de aanvankelijke opdracht zouden overstijgen. Daarbij heeft Clarck zelfs een bedrag genoemd wat zij bereid was te betalen voor de extra werkzaamheden.
Thans resteert nog de vraag of de klant gehouden is de over het jaar 2018 resterende factuur van 15 maart 2019 ter hoogte van € 15.124,99 aan het kantoor te betalen. Vooropgesteld wordt dat het administratiekantoor voldoende onderbouwd dient te stellen dat zij een vordering op de klant heeft. De openstaande factuur heeft het kantoor omschreven als “voorschot afronding jaarrekening 2018”. Op geen enkele wijze heeft het kantoor, zowel niet tijdens of na de samenwerking met de klant, als in de dagvaarding of ter zitting, inzichtelijk gemaakt welke werkzaamheden zij voor de klant heeft verricht. Dat had wel op de weg van het kantoor gelegen, daar zij reeds een voorschot voor onder andere werkzaamheden over het jaar 2018 van in totaal € 9.075,- in rekening had gebracht en nu wederom onder de noemer “Voorschot” factureerde. In dat licht is van belang dat gefactureerd is twee dagen na een gesprek over eventuele beëindiging en twee weken vóór de daadwerkelijke beëindiging van de zakelijke relatie.
Bovendien valt zonder nadere toelichting, die ontbreekt, niet in te zien hoe het mogelijk is dat deze werkzaamheden, die aanvankelijk kosteloos zouden geschieden, vervolgens tegen “gereduceerd tarief” in rekening zouden worden gebracht, uiteindelijk in totaal ongeveer € 25.000,00 zouden kosten. Weliswaar heeft het kantoor een overzicht verstrekt waaruit volgens haar blijkt wat de tekortkomingen in de administratie van de klant waren, maar zij heeft niet concreet gemaakt hoeveel tijd gemoeid was om deze gestelde tekortkomingen te verhelpen. Ook heeft het kantoor ter zitting aangegeven dat zij de gewerkte uren tot in de 5 minuten exact bijhoudt. In dat geval had het kantoor een urendeclaratie van de verrichte werkzaamheden in het geding kunnen brengen. Dat heeft zij ook niet gedaan. Gelet op de gemotiveerde betwisting van Clarck lag het op de weg van het kantoor om haar stelling nader toe te lichten of te onderbouwen, oordeelt de rechter. Dat heeft zij echter niet gedaan. Het kantoor heeft derhalve niet aan de op haar rustende stelplicht voldaan, zodat dit gedeelte van de vordering niet toewijsbaar is.
Ten overvloede merkt de rechtbank hier op dat indien de extra werkzaamheden beduidend meer zouden kosten dan vooraf voorzien en berekend, dan had het kantoor niet kunnen volstaan met de enkele opmerking dat nacalculatie tegen een gereduceerd tarief zal plaatsvinden. Als de administratie grote tekortkomingen vertoonde zoals het kantoor betoogt, hetgeen de klant overigens betwist, dan had het het kantoor gesierd een globale kosteninschatting te geven aan de klant.
