Van de startende ondernemers en zzp’ers zou 35% de administratie efficiënter willen inrichten, blijkt uit een peiling van de Belastingdienst. ‘Het gaat hierbij om startende ondernemers en zzp’ers die zelf btw-aangifte doen of deelnemen aan de kleineondernemersregeling (KOR).’
Wat precies een goede administratie is, verschilt per ondernemer, zegt startersvoorlichter Belastingdienst Ferry Hoogerheijde. ‘Als je bijvoorbeeld op de markt groente verkoopt, heb je een kasadministratie nodig. Als architect niet. Het is in ieder geval belangrijk dat je administratie een weergave geeft van de activiteiten van jouw bedrijf. Ik heb het dan niet alleen over de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook over de afspraken uit je agenda en de contracten die je hebt afgesloten. Daarnaast moet de administratie actueel, raadpleegbaar en op redelijke termijn te controleren zijn door de Belastingdienst.’
Centraal bewaren
De fiscus geeft starters vijf tips voor een goede en efficiënte administratie: digitaal en op één plek bijhouden is er een van. ‘Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal in te richten. Werk bijvoorbeeld met online boekhoudsoftware. Het voordeel hiervan is dat je de btw-aangifte direct vanuit je pakket kunt doen. Dit scheelt tijd en je voorkomt fouten bij het overtypen.’ Een andere tip is de administratie één keer per week en op een vast moment bijwerken.
Scheiden zakelijk en privé
De Belastingdienst wijst ook op het gescheiden houden van de zakelijke en privéadministratie. ‘Dat geeft je onder andere goed zicht op je omzet. Dat is nog belangrijker als je deelneemt aan de kleineondernemersregeling, want als je de omzetgrens van € 20.000 overschrijdt moet je je direct afmelden.’ Voor de fiscus is ook het bewaren van alle administratieve gegevens in de originele vorm belangrijk. ‘Krijg je een factuur op papier, dan bewaar je de papieren factuur. Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaar je de factuur digitaal. Mocht je hiervan willen afwijken, kun je afspraken maken met de Belastingdienst via één van de belastingkantoren.’
Bewaartermijn tot tien jaar
Tot slot wijst de Belastingdienst op het minimaal zeven jaar bewaren van alle administratie. ‘Dit geldt niet alleen voor de kasadministratie, maar bijvoorbeeld ook voor contracten, in- en uitgaande facturen en afspraken uit je agenda. Maak dus regelmatig een back-up van je gegevens. Sommige gegevens moet je zelfs tien jaar bewaren, zoals de btw-gegevens van onroerend goed. Of de gegevens van afstandsverkopen waarvan je de btw aangeeft via het ‘éénloketsysteem’.’
Ook KOR-deelnemers moeten ontvangsten en inkomende facturen goed bijhouden, herhaalt de fiscus, omdat je je direct moet afmelden als de omzetgrens van € 20.000 is bereikt.
