De exacte omvang van het probleem dat post bij de Belastingdienst zoekraakt of met vertraging wordt behandeld kan niet worden vastgesteld. Dat antwoordt staatssecretaris Van Rij op Kamervragen over het bericht ‘Belastingadviseurs kritisch: veel zoekgeraakte post bij de fiscus; e-mailen niet mogelijk’. Er is geen centraal registratiesysteem waarin alle binnenkomende post wordt ingeboekt. Over de gebrekkige mogelijkheden om te mail met de fiscus laat Van Rij weten dat de Belastingdienst ‘de verdere mogelijkheden verkent voor het gebruik van e-mail en/of alternatieven voor het digitaal uitwisselen van informatie. Bij een dergelijke oplossing is het randvoorwaardelijk dat er zekerheid is over de veilige aflevering van het digitale bericht.’ Signalen over het gevoel dat er verharding optreedt in de relatie tussen Belastingdienst en fiscaal dienstverleners zijn vanuit de beroeps- en koepelorganisaties en het landelijk Intermediairpanel in de voorbije periode vaker gedeeld, antwoordt de staatssecretaris verder onder meer.
Brieven en poststukken zoek
VVD’er Idsinga wilde onder andere weten hoe het kan dat brieven en poststukken, zelfs wanneer deze aangetekend zijn verstuurd, zoekraken bij de Belastingdienst. Van Rij antwoordt daarop: ‘ Het is inderdaad een onwenselijke situatie dat post zoekraakt of met vertraging wordt behandeld. De exacte omvang van dit probleem kan echter niet worden vastgesteld. Alle binnenkomende post gaat over bijna tien miljoen brieven per jaar, die verspreid over tientallen locaties van de Belastingdienst binnenkomen. Er is geen centraal registratiesysteem waarin alle binnenkomende post wordt ingeboekt. De centraal binnengekomen post wordt grotendeels gedigitaliseerd en aangeboden aan diverse binnen de Belastingdienst beschikbare behandelsystemen, zoals die voor bezwaarschriften.
Mogelijke oorzaken voor het (tijdelijk) zoekraken zijn divers en hebben onder meer verband met onjuiste bezorging, onvolledige adressering, uitgestelde verwerking, interne distributie en onvolledige bekendheid met de werkwijze bij verschillende onderdelen. Aangetekende brieven worden na digitalisering verwerkt als reguliere post en zijn in het systeem niet te herleiden als aangetekend. Om die reden lopen binnen de Belastingdienst verschillende initiatieven (vastgestelde formulieren met juiste voor ingevulde adressering, specifieke kenmerken voor classificatie en koppeling aan bestaande dossiers zoals beconnummers, voorkomen van verzamelbrieven met meerdere onderwerpen in één envelop, etc.) om het zoekraken te voorkomen en de interne distributie en communicatie hieromtrent te verbeteren. Er loopt daarnaast overleg met de betrokken externe partijen (o.a. fiscaal dienstverleners) en de Belastingdienst biedt handreikingen (zoals een contactkaart met te gebruiken adressen, gewenste vorm en inhoud van poststukken, voorlichting over interne procedure, etc.) om zoekraken of vertraging in de behandeling te voorkomen en te beperken.’
Verharding tussen Belastingdienst en fiscaal dienstverleners
Van Rij: ‘Signalen over het gevoel dat er verharding optreedt in de relatie tussen Belastingdienst en FD (fiscaal dienstverleners, red.) zijn vanuit de beroeps- en koepelorganisaties FD en het landelijk Intermediairpanel in de voorbije periode vaker gedeeld. Desgevraagd geven FD’s in de dialoog met de Belastingdienst aan dat zij ervaren dat de Belastingdienst in de uitvoering strakker stuurt op de formele procesregels. Onderdeel van de eerdergenoemde Meerjarenvisie is dat de Belastingdienst burgers en bedrijven centraal stelt. Daarbij geldt als uitgangspunt een basis van vertrouwen. Vertrouwen in burgers en bedrijven, maar ook vertrouwen in hun belastingadviseur. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij dat vertrouwen in mindere mate aanwezig is in de verhouding Belastingdienst, belastingplichtige en/of belastingadviseur. Er wordt dan door partijen eerder teruggegrepen op het formele (proces) recht. Dit neemt de laatste jaren toe in de fiscale uitvoeringspraktijk. Het is belangrijk dat er (ook) in die situaties waarin het risico op verharding zich voordoet persoonlijk contact blijft bestaan. Dat vergt een inspanning van de Belastingdienst, maar ook van de belastingplichtige en/of zijn of haar belastingadviseur. De inspanning die ik op dit punt wil plegen is de Belastingdienst te vragen aandacht te besteden aan dit bericht en dit te bespreken in de reguliere overleggen die plaatsvinden tussen de Belastingdienst en de (koepels van) FD’s. Aan de hand van concrete casussen kan dan eventueel besproken worden waar die verharding zich voordoet en wat daarvan de oorzaak is om daarvan te kunnen leren.’
