Als een werkgever een studiekostenvergoeding toekent in het jaar waarin de werknemer de uitgaven doet, is de studiekostenvergoeding gericht vrijgesteld. Het komt geregeld voor dat werknemers bij ontslag een vergoeding voor studiekosten moeten terugbetalen aan de werkgever. Ook komt het voor dat een nieuwe werkgever de terug te betalen vergoeding van studiekosten direct of indirect voor zijn rekening neemt. Wat zijn dan de gevolgen voor de werkgever?
Waar hierna wordt gesproken over over studiekosten, zijn dit uitgaven voor het volgen van een opleiding of studie als bedoeld in artikel 31a, tweede lid, onderdeel d, Wet LB.
Schematische weergave van de verschillende situaties:
| Casus | Gevolgen voor de werkgever |
| Casus A – Werknemer doet uitgaven voor een studie en krijgt geen vergoeding van zijn werkgever | geen gevolgen |
| Casus B – Werknemer doet uitgaven voor een studie en krijgt een vergoeding van zijn werkgever | gerichte vrijstelling |
| Casus C – Werknemer betaalt vrijgestelde studiekostenvergoeding terug aan zijn werkgever | geen negatief loon |
| Casus D – Een nieuwe werkgever kent een vergoeding toe in het jaar van terugbetaling van de studiekostenvergoeding aan de oude werkgever | gerichte vrijstelling |
| Casus E – Een nieuwe werkgever kent een vergoeding toe na het jaar van terugbetaling van de studiekostenvergoeding aan de oude werkgever | geen gerichte vrijstelling |
| Casus F – Een nieuwe werkgever betaalt de studiekostenvergoeding rechtstreeks terug aan de oude werkgever | buiten de loonheffing om |
Toelichting
1 Vergoeding studiekosten door werkgever
Dit is de gebruikelijke (begin)situatie. Een werkgever kent een studiekostenvergoeding toe in het jaar waarin de werknemer de uitgaven doet. De studiekostenvergoeding is gericht vrijgesteld. Zie
casus B in het schema hiervoor.
2 Terugbetaling studiekostenvergoeding door werknemer
Als een werknemer een eerder onbelaste studiekostenvergoeding terugbetaalt is voor de werknemer geen sprake van negatief loon. Ook voor de werkgever zijn er geen gevolgen. Zie casus C in het schema hiervoor.
3 Vergoeding door nieuwe werkgever binnen kalenderjaar terugbetaling
Aangezien de terugbetaling van de studiekostenvergoeding voor de werknemer meebrengt dat in zoverre sprake is van studiekosten van de werknemer (zie hiervoor onder 2), kan een nieuwe
werkgever hiervoor een onbelaste studiekostenvergoeding geven. Het is dan een gericht vrijgestelde vergoeding. Hierbij geldt als voorwaarde dat de nieuwe werkgever de vergoeding betaalt of onvoorwaardelijk toezegt in het kalenderjaar waarin de werknemer terugbetaalt aan zijn oude werkgever. Zie casus D in het schema hiervoor.
4 Vergoeding door nieuwe werkgever buiten kalenderjaar van terugbetaling
Als een nieuwe werkgever een vergoeding toekent na afloop van het jaar waarin de werknemer terugbetaalt aan zijn oude werkgever, is geen sprake van een onbelaste studiekostenvergoeding. In
een later jaar is geen sprake van uitgaven van de werknemer en is – omdat geen sprake is van een onvoorwaardelijke toezegging in het jaar van terugbetaling – een onbelaste vergoeding in zoverre
niet mogelijk. Zie casus E in het schema hiervoor.
In de praktijk hoeft de situatie onder 3 en 4 overigens niet via de werknemer te verlopen. Als een nieuwe werkgever de terugbetalingsverplichting van de werknemer overneemt en rechtstreeks aan de oude werkgever betaalt, heeft deze betaling geen gevolgen voor de loonheffingen. Zie casus F in het schema hiervoor.
Geen terugbetalingsbeding
Met ingang van 1 augustus 2022 geldt dat voor wettelijke en bij cao verplicht door de werkgever te verstrekken opleidingen geen terugbetalingsbeding mag worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Als een dergelijke bepaling toch in de arbeidsovereenkomst is opgenomen, is deze niet geldig. In andere gevallen blijft het wel mogelijk om een terugbetalingsbeding overeen te komen.
