De werkgever mag de reiskostenvergoeding onbelast uitkeren, oordeelt de rechtbank Gelderland. In het coronabesluit staat niet dat er een onvoorwaardelijk recht op een vaste reiskostenvergoeding moet zijn.
Werknemers van de werkgever hebben niet vóór 12 maart 2020 in Flex Benefits aangegeven dat zij in 2020 de onbelaste reiskostenvergoeding willen. Volgens de inspecteur van de Belastingdienst zijn daarom de goedkeurende coronabesluiten niet van toepassing omdat er vóór 13 maart 2020 nog geen sprake is van een onvoorwaardelijk recht.
In het goedkeurende coronabesluit van 14 april 2020 staat niet dat sprake moet zijn van een onvoorwaardelijk recht op een vaste reiskostenvergoeding, zodat de inspecteur niet wordt gevolgd. De verduidelijking in de toelichting op de goedkeuring van de Staatssecretaris in het besluit van 16 juni 2020 – dat als een recht op een vaste reiskostenvergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem) deze zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 moet zijn gemaakt – moet volgens de rechtbank dan ook worden gelezen als een aanscherping of beperking van de goedkeuring van 14 april 2020. Deze aanscherping moet buiten beschouwing worden gelaten vanwege de werking met terugwerkende kracht.
Ook als de lezing van de inspecteur moet worden gevolgd, is sprake van onvoorwaardelijk recht op een vaste reiskostenvergoeding.
Recht op Individueel Keuzebudget (IKB)
Werknemers van de werkgever hebben volgens hun cao recht op een Individueel Keuze Budget (IKB). De werknemer bouwt het IKB per maand op. Dat is een budget in geld waarvan de werknemer zelf kan kiezen voor welk doel dat budget wordt ingezet en wanneer hij of zij het budget wil inzetten. Indien gedurende een jaar geen keuze wordt gemaakt, dan wordt het budget aan het einde van het jaar (belast als loon) uitgekeerd.
De cao schrijft de (uitruil van) de onbelaste reiskostenvergoeding niet voor als IKB-doel. De werkgever heeft de reiskostenvergoeding daarom als IKB-doel toegevoegd in haar eigen regeling IKB. De werknemers konden op grond daarvan een onbelaste vergoeding voor woon-werkververkeer à € 0,19 per kilometer ontvangen.
In Flex Benefits aangeven
In het programma Flex Benefits geeft de werknemer aan wanneer hij het budget wil inzetten voor één van de IKB-doelen, waaronder de onbelaste reiskostenvergoeding. Indien in december van een jaar de werknemer geen keuze heeft gemaakt, wordt het budget in december uitbetaald als loon.
Voor de berekening van de hoogte van de reiskostenvergoeding maakt de werkgever gebruik van de goedgekeurde praktische regeling. Dit houdt in dat werkgevers een vaste reiskostenvergoeding zonder nacalculatie mogen verstrekken. Deze regeling heeft onder andere als voorwaarde dat de werknemers doorgaans naar dezelfde arbeidsplek reizen.
De werknemers van de werkgever hebben voor 1 januari 2020 de verklaring in het programma Youforce ingevuld.
Lockdown en werken vanuit huis
Vanaf 12 maart 2020 is Nederland vanwege de wereldwijde COVID 19-pandemie in gedeeltelijke lockdown gegaan en hebben werknemers van de werkgever conform de RIVM-richtlijnen vanuit huis gewerkt. Hierdoor kon niet meer worden voldaan aan de voorwaarde dat de werknemers doorgaans naar dezelfde arbeidsplek reizen.
Reiskostenvergoeding onterecht als gerichte vrijstelling aangemerkt?
De werkgever heeft op grond van het goedkeuringsbesluit van 14 april 2020 van de Staatssecretaris van Financiën de reiskostenvergoeding onbelast aan werknemers uitgekeerd. De werkgever heeft de reiskostenvergoeding als gerichte vrijstelling aangemerkt.
Volgens de inspecteur is de reiskostenvergoeding onterecht als gerichte vrijstelling aangemerkt voor die gevallen waarin de werknemer niet vóór 12 maart 2020 in Flex Benefits hebben aangegeven dat zij in 2020 de onbelaste reiskostenvergoeding willen. Dat betekent dat de reiskostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte moet komen en bij overschrijding daarvan moet het eindheffingstarief van 80% worden toegepast. De inspecteur heeft daarom over de maand februari 2021 een naheffingsaanslag loonheffing opgelegd die betrekking heeft op het gehele jaar 2020 ten bedrage van € 257.8116 en een verzuimboete van € 5.514.
De rechtbank is van oordeel dat de naheffingsaanslag ten onrechte door de inspecteur is opgelegd.
Werkgever: wel voldaan aan voorwaarden
De werkgever voert aan dat hij voldoet aan de voorwaarden van het goedkeuringsbesluit van 14 april 2020. De door de inspecteur gestelde bijzondere voorwaarde dat werknemers voor 13 maart 2020 in Flex Benefits moeten hebben gekozen voor een onbelaste vaste reiskostenvergoeding staat niet in de wet en ook niet in de goedkeuring. Ook is niet vereist dat de werknemer uiterlijk op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht kreeg op een vaste reiskostenvergoeding.
Subsidiair voert de werkgever aan dat als de goedkeuring zo moet worden uitgelegd dat er uiterlijk 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op een vaste reiskostenvergoeding moest zijn, aan die voorwaarde wordt voldaan. Verder voert de werkgever aan dat er geen terugwerkende kracht over 2020 mogelijk is dan wel dat een overgangsregeling toepassing moet vinden met een evenredige berekening.
Inspecteur: niet voldaan aan voorwaarden
De inspecteur stelt zich op het standpunt dat door de werkgever niet wordt voldaan aan de in de goedkeurende coronabesluiten opgenomen voorwaarden. De werknemers hadden vóór 13 maart 2022 geen onvoorwaardelijk recht op een (onbelaste) vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Dit betekent, nu sprake is van een aangewezen eindheffingsbestanddeel, dat geen sprake is van een gerichte vrijstelling.
Onvoorwaardelijk rechten eerbiedigen
Doel en strekking van het coronabesluit van 14 april 2020 is volgens de inspecteur dat de op 12 maart 2020 onvoorwaardelijk vaststaande rechten worden geëerbiedigd. Daarom staat in onderdeel 11 van het coronabesluit van 14 april 2020 dat dit terugwerkt tot en met 12 maart 2020 met betrekking tot onderdeel 4.2 van het besluit inzake de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Voor vergoedingen vanaf 13 maart 2020 kon immers rekening worden gehouden met de mate van thuiswerken vanaf het moment van de toekenning.
In tekst besluit geen sprake van onvoorwaardelijk recht
De rechtbank volgt het standpunt van de inspecteur niet. In de letterlijke tekst van het goedkeuringsbesluit van 14 april 2020 staat niet dat sprake moet zijn van een onvoorwaardelijk recht op een vaste reiskostenvergoeding. Dit kan er ook niet in worden gelezen.
Geen gevolgen verbinden aan wijziging reispatroon
In de tekst staat slechts dat is goedgekeurd dat een werkgever voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt in vaste reiskostenvergoedingen die vóór of na 12 maart 2020 zijn toegekend.
Geen onvoorwaardelijk recht vóór 13 maart 2020
Evenmin volgt uit de toelichting van dit goedkeuringsbesluit dat er vóór 13 maart 2020 sprake moet zijn van een onvoorwaardelijk recht op een vaste reiskostenvergoeding. Dat uit onderdeel 11 van het besluit van 14 april 2020 zou moeten volgen dat het moet gaan om een onvoorwaardelijk recht, volgt de rechtbank eveneens niet. Onderdeel 11 ziet slechts op de inwerkingtreding van het besluit, voor zover hier van belang met terugwerkende kracht tot en met 12 maart 2020, en daaruit volgt niet dat sprake moet zijn van een onvoorwaardelijk recht op een vaste reiskostenvergoeding. Het gelijk is aan de werkgever.
Aanscherping of beperking goedkeuring
De verduidelijking in de toelichting op de goedkeuring van de Staatssecretaris in het besluit van 16 juni 2020 – dat als een recht op een vaste reiskostenvergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem) deze zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 moet zijn gemaakt – moet naar het oordeel van de rechtbank dan ook worden gelezen als een aanscherping of beperking van de goedkeuring van 14 april 2020.
Strijd met algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Deze aanscherping treedt in werking met terugwerkende kracht tot en met 12 maart 2020. Dit acht de rechtbank in strijd met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, waaronder het rechtszekerheidsbeginsel en het evenredigheidsbeginsel. Het was immers voor werkgevers en werknemers niet meer mogelijk om hun handelen af te stemmen op deze aanscherping.
Geconfronteerd met voldongen feit
Bovendien kon in de voorgaande jaren nog aan het einde van het jaar de keuze worden gemaakt voor een onbelaste reiskostenvergoeding die zag op het gehele jaar. Doordat dit door de aanscherping van 16 juni 2020 niet meer mogelijk zou zijn, werden de werkgevers en werknemers geconfronteerd met een voldongen feit, terwijl ze daar niet op bedacht hadden hoeven te zijn. Deze aanscherping moet daarom volgens de rechtbank buiten beschouwing worden gelaten.
Onvoorwaardelijk recht
Voor zover er wel moet worden uitgegaan van het standpunt van de inspecteur, dat sprake moet zijn van een onvoorwaardelijk recht op of vóór 12 maart 2020, dan is de rechtbank van oordeel dat de werknemers van de werkgever al vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht hadden op een vaste reiskostenvergoeding. De werknemers hadden immers op grond van hun arbeidsvoorwaarden het recht om het IKB in te zetten voor een vaste reiskostenvergoeding in de zin van het besluit van 20 maart 2015.
Akkoord met uitruil reiskosten woon-werkverkeer
Daarbij is ter zitting bevestigd dat het in voorgaande jaren niet uitmaakte wanneer in het belastingjaar dat in Flex Benefits werd geregistreerd. Verder hebben de werknemers voorafgaand aan het jaar van uitruil, in dit geval 2019, een verklaring in Youforce ondertekend waarin staat dat de werknemer in het jaar van uitruil, in dit geval 2020, akkoord gaat met de uitruil van de reiskosten woon-werkverkeer. Het was in dat geval – zo is niet in geschil – voor de werkgever niet mogelijk om deze uitruil te weigeren, met uitzondering van de situatie waarin sprake was van langdurige afwezigheid, zoals voorzien in het Besluit van 20 maart 2015.
Onvoorwaardelijke plicht
De werknemer zelf kon nog wel van de uitruil afzien door dit voor het einde van het belastingjaar niet aan te geven in Flex Benefits. Dit doet echter niet af aan het feit dat in de verhouding tussen werkgever en werknemer de werkgever een onvoorwaardelijke verplichting had tot uitbetaling en de werknemer een onvoorwaardelijk recht op uitbetaling en dat de vermelding in Flex Benefits in wezen een ‘opt out’-mogelijkheid inhoudt voor de werknemer. Dus ook als het standpunt van de inspecteur zou moeten worden gevolgd, is aan de voorwaarden van het goedkeuringsbesluit van 14 april 2020 voldaan.
Naheffingsaanslag en boete onterecht
Onder deze omstandigheden heeft de inspecteur volgens de rechtbank dan ook ten onrechte een naheffingsaanslag en een verzuimboete opgelegd. Het beroep is gegrond. De rechtbank zal de naheffingsaanslag en de boetebeschikking vernietigen.
Uitspraak Rechtbank Gelderland, 5 september 2023, ECLI:NL:RBGEL:2023:4992
