Het kennisgroepstandpunt gaat over een werkgever die in zijn arboplan heeft vastgelegd dat werknemers op een arboverantwoorde manier thuis moeten kunnen werken. Werknemers mogen voor maximaal € 500 aan arbovoorzieningen aanschaffen. Zij krijgen de kosten vergoed nadat zij een declaratie en het aankoopbewijs hebben ingediend.
Arbowettelijke eisen
Volgens de Kennisgroep loonheffing algemeen kan de gerichte vrijstelling op zo’n vergoeding van toepassing zijn. Daarvoor moet de aangeschafte voorziening voldoen aan de arbowettelijke eisen en moet de vergoeding kostendekkend zijn. De werkgever moet dit voor iedere voorziening afzonderlijk controleren. Of aan de voorwaarden is voldaan, hangt af van de feiten en omstandigheden.
Voor toepassing van de vrijstelling moet de voorziening geheel of gedeeltelijk worden gebruikt of verbruikt op een werkplek in fiscale zin. Daarnaast moet zij zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel en voldoen aan de gebruikelijkheidseis. De voorziening moet bovendien direct samenhangen met verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet. De kosten mogen niet voor rekening van de werknemer komen.
Eigen bijdrage kan vrijstelling in de weg staan
Als een werknemer meer uitgeeft dan het beschikbare budget, kan een deel van de kosten voor eigen rekening blijven. De vergoeding voor die voorziening valt dan in beginsel niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever draagt in dat geval namelijk niet alle kosten van de arbovoorziening.
Daarop geldt een uitzondering. De gerichte vrijstelling kan wel van toepassing zijn als de werkgever aannemelijk maakt dat de werknemer voor het vergoede bedrag een goedkopere voorziening met vergelijkbare functionaliteit had kunnen aanschaffen.
Het prijsverschil houdt dan geen verband met de arboverplichtingen van de werkgever, maar met de persoonlijke keuze van de werknemer voor een duurdere uitvoering.
Volgorde van declareren maakt verschil
De kennisgroep illustreert dit met een werknemer die drie voorzieningen aanschaft: een geschikte bureaustoel van € 200, een extra beeldscherm van € 225 en een noise-cancelling koptelefoon van € 100. De totale kosten bedragen € 525, terwijl de werkgever maximaal € 500 vergoedt. In het voorbeeld wordt aangenomen dat de voorzieningen aan de overige voorwaarden voor de vrijstelling voldoen.
Als de werknemer de kosten achtereenvolgens declareert, zijn de vergoedingen voor de bureaustoel en het beeldscherm gericht vrijgesteld. Daarna resteert nog € 75 van het budget voor de koptelefoon. Omdat de koptelefoon € 100 kost, blijft € 25 voor rekening van de werknemer. De vergoeding voor de koptelefoon is daarom in beginsel niet gericht vrijgesteld.
Worden de drie aankopen tegelijk gedeclareerd, dan mag de werkgever bepalen aan welke voorziening de eigen bijdrage wordt toegerekend. De verwerking van de declaraties kan dus invloed hebben op de fiscale uitkomst.
Kan de werkgever aannemelijk maken dat voor € 75 ook een koptelefoon met vergelijkbare functionaliteit verkrijgbaar was, dan is volgens de kennisgroep voor die voorziening geen sprake van een eigen bijdrage. De werknemer heeft dan zelf gekozen voor een duurder model.
Budget begrenst arboverplichtingen niet
De Belastingdienst wijst er verder op dat een werkgever niet aan zijn verplichtingen uit de Arbowet voldoet door werknemers uitsluitend een vast budget te geven. Als aanvullende maatregelen of voorzieningen nodig zijn om aan de Arbowet te voldoen, moet de werkgever ook de kosten daarvan dragen. Het bereiken van het budgetplafond verandert daar niets aan.
Bij de verwerking van een arbobudget is niet alleen het totaalbedrag belangrijk. Per voorziening moet worden beoordeeld of deze direct samenhangt met de arboverplichtingen van de werkgever en of de kosten volledig zijn vergoed. Een vast budget kan de uitvoering eenvoudiger maken, maar neemt die beoordeling niet weg. Bij overschrijding van het budget moet worden vastgesteld op welke aankoop de eigen bijdrage betrekking heeft en wat dat betekent voor de toepassing van de gerichte vrijstelling.
