Het bouwbedrijf heeft de administratie nodig voor een lopende rechtszaak en heeft bovendien een wettelijke administratieplicht. De boekhouder moet de volledige digitale administratie daarom binnen drie werkdagen overdragen.
Opdracht opgezegd
De bouwonderneming werd in 2019 opgericht. De boekhouder verzorgde op basis van een overeenkomst van opdracht de administratie en gebruikte daarvoor het softwareprogramma Informer. De bestuurder van het bouwbedrijf kon met een eigen toegangscode eveneens in het programma en daar mutaties uitvoeren.
In maart 2024 zegde het bouwbedrijf de opdracht op. Kort daarna veranderde de boekhouder de toegangscode van Informer, waardoor de bestuurder niet meer bij de administratie kon. Een sommatie van de advocaat van het bouwbedrijf om de administratie aan de opvolgende boekhouder over te dragen, had geen resultaat.
Administratie nodig voor rechtszaak
Het bouwbedrijf spande uiteindelijk een kort geding aan. Er zou haast zijn geboden omdat de onderneming verwikkeld is in een andere procedure, die inmiddels in hoger beroep loopt. Voor een binnenkort in te dienen processtuk zijn gegevens uit de administratie nodig. Daarnaast wees het bedrijf op de wettelijke administratieplicht waaraan moet worden voldaan.
De voorzieningenrechter vindt het spoedeisende belang voldoende onderbouwd. Vervolgens komt de vraag aan de orde of de oud-boekhouder, vooruitlopend op een eventuele bodemprocedure, gehouden is de administratie ter beschikking te stellen. Daarbij neemt de rechter artikel 2:10 lid 1 BW als uitgangspunt. Die bepaling verplicht het bestuur van een rechtspersoon een administratie te voeren en de bijbehorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zo te bewaren dat de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon te allen tijde kunnen worden gekend.
Vaststaat bovendien dat de overeenkomst met de boekhouder is geëindigd en dat de digitale bescheiden die samen de administratie vormen eigendom zijn van het bouwbedrijf. Daarmee houdt de boekhouder de administratie volgens de voorzieningenrechter in beginsel zonder recht of titel onder zich.
Vrees voor toekomstige procedures
De boekhouder voerde aan dat de oud-bestuurders van het bouwbedrijf met elkaar in onmin leven en dat hij mogelijk betrokken raakt bij toekomstige rechtszaken tussen hen. Hij wilde daarom zekerstellen dat de huidige stand van de administratie wordt vastgelegd en voorkomen dat daarin later wijzigingen worden aangebracht die hem in een procedure kunnen worden tegengeworpen.
Dat rechtvaardigt volgens de voorzieningenrechter echter niet dat hij de volledige administratie blijft vasthouden. Het bouwbedrijf is eigenaar van de bescheiden, moet wettelijk een administratie voeren en heeft de stukken bovendien concreet nodig in een lopende procedure. Daartegenover staat slechts de mogelijkheid dat de boekhouder ooit bij een rechtszaak betrokken raakt. Op dit moment is hij, afgezien van het kort geding zelf, geen procespartij in een procedure rond het bouwbedrijf.
Zijn eventuele belang kan bovendien op een minder vergaande manier worden beschermd. De administratie kan in de staat waarin deze bij de overdracht verkeert bij een onafhankelijke derde worden gedeponeerd. Daarmee kan de bestaande situatie worden vastgelegd zonder dat het bouwbedrijf zijn administratie wordt onthouden. De rechter acht overdracht daarom proportioneel.
Ook mailboxen en audit trail overdragen
De veroordeling gaat verder dan alleen het beschikbaar stellen van de boekhoudgegevens. De boekhouder moet Informer opdracht geven de administratie vanuit zijn licentie naar de eigen licentie van het bouwbedrijf te verplaatsen. De overdracht omvat onder meer facturen, offertes, boekstukken en financiële mutaties, auditfiles over alle boekjaren, de volledige mutatiehistorie, activastaten, btw-aangiftebestanden, digitale bijlagen, back-ups en data-exports.
Ook e-mailaccounts die voor de administratie werden gebruikt vallen onder de veroordeling, inclusief de inhoud en bijlagen. De boekhouder moet daarvoor de inloggegevens verstrekken of ervoor zorgen dat binnenkomende e-mail wordt doorgestuurd. Alles moet volledig, onaangetast en in de oorspronkelijke staat worden overgedragen.
Voor iedere dag dat de boekhouder na het verstrijken van de termijn van drie werkdagen niet aan de veroordeling voldoet, verbeurt hij een dwangsom van 2.500 euro, met een maximum van 50.000 euro. De rechter verbiedt hem daarnaast wijzigingen, verwijderingen of bewerkingen in de administratie aan te brengen. Ook mag hij informatie uit de administratie, waaronder de mailboxen, niet aan derden verstrekken. Voor beide verboden geldt eveneens een dwangsom van 2.500 euro per overtreding, tot maximaal 50.000 euro.
Vonnis niet meteen in plaats van medewerking
Het bouwbedrijf krijgt niet op alle punten zijn zin. Er was ook gevorderd dat het vonnis zelf in de plaats zou treden van de medewerking of opdracht die de boekhouder aan Informer moet geven. De voorzieningenrechter wijst die vorm van reële executie vooralsnog af.
Volgens de rechter moet terughoudend worden omgegaan met een voorziening waarbij een rechterlijke uitspraak in de plaats treedt van een te verrichten rechtshandeling. Het bouwbedrijf heeft niet toegelicht waarom deze maatregel naast de veroordeling tot medewerking én de daaraan gekoppelde dwangsom passend en noodzakelijk was. Evenmin had het voor deze vordering een wettelijke grondslag genoemd. Mocht blijken dat de boekhouder ondanks de dwangsommen niet meewerkt, dan kan de situatie volgens de voorzieningenrechter anders komen te liggen.
De boekhouder moet ten slotte 2.226,57 euro aan proceskosten betalen. Het vonnis van de rechtbank Overijssel dateert van 17 juli 2026 en is uitvoerbaar bij voorraad.
