‘Als de ondernemer of diens adviseur expliciet vraagt naar de aanleiding voor het
boekenonderzoek moet de controlemedewerker daar transparant over zijn’, zo valt onder andere te lezen in de memo uit mei 2023. Uitzonderingen zijn nog steeds mogelijk: ‘Voor die situaties waarin controle-strategische overwegingen transparantie in de weg staan. Dan staat het de controlemedewerker vrij om (nog) niet transparant te zijn over de aanleiding. De controlemedewerker moet dan aangeven dat hij in dit stadium niet kan vertellen waarom hij een boekenonderzoek uitvoert, maar dat hij dat zo mogelijk op een later moment alsnog zal doen.’
Transparantie, óók uit eigen beweging
In de memo is te lezen dat transparantie alleen niet voldoende werd geacht. Ruimte voor een afwachtende houding is er niet, komt in de notitie naar voren: ‘Vandaar dat we niet alleen ‘desgevraagd’ transparant moeten zijn, maar in beginsel ook uit eigen beweging (of anders gezegd: actief) in situaties waarin door de ondernemer of diens adviseur niet naar de aanleiding van een boekenonderzoek gevraagd wordt.’
Bewuste strategische keuze
Wat verder opvalt in de memo is dat meer transparantie in veel gevallen ook een ‘bewuste strategische keuze’ is bij de Belastingdienst: ‘De praktijk leert dat we in verreweg de meeste gevallen kiezen voor een zo vroeg mogelijke en actieve transparantie. Sterker nog, vaak is transparant zijn over de aanleiding hier een bewuste strategische keuze.’
Verantwoordelijkheid controleur
Benadrukt wordt wel dat de controleurs echt zeker van hun zaak moeten zijn als er niet wordt gekozen voor transparantie. Deze verantwoordelijkheid – zo valt te lezen – ligt bij de controlemedewerker en diens relatie met de desbetreffende ondernemer. Ook wordt het verstandig geacht ‘afstemming te zoeken met collega’s in de vaktechnische lijn’.
Redenen om niet transparant te zijn over de aanleiding van het boekenonderzoek zijn controle-strategisch van aard: ‘Denk aan het risico dat de belastingplichtige bewijs wegmaakt of manipuleert (al dan niet bewijs van derden) of (in de toekomst) kan inspelen op de toezichtstrategie. Hiervoor dienen concrete aanknopingspunten te zijn.’
Rechters benoemden belang van transparantie
Rechters benadrukten ook in die tijd het belang van transparantie. De opstellers verwijzen in de memo naar een uitspraak van het gerechtshof in Den Haag, waar een boete werd verlaagd omdat de Belastingdienst niet had toegelicht waarom het boekenonderzoek was gestart.
Ook tips en meldingen die de Belastingdienst ontvangt, kunnen aanleiding zijn voor een onderzoek. Wanneer die informatie afkomstig is van particulieren, is het volgens de memo verstandig om daar spaarzaam over te communiceren, om de privacy en veiligheid van de tipgever te waarborgen.
De volledige memo uit 2023 is hier te lezen.
