Post van de fiscus komt tegenwoordig binnen in de Berichtenbox van Mijn Overheid, maar ploft ook nog vaak fysiek op de deurmat. Sinds eind 2025 kunnen particulieren ervoor kiezen om het merendeel van de brieven over de inkomstenbelasting alleen digitaal te ontvangen via de Berichtenbox. Dat vermindert het aantal blauwe enveloppen.
Ook online-only voor ondernemers
De Belastingdienst werkt op meer fronten aan digitalisering, deels op verzoek van belastingbetalers en deels om aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer te voldoen. Die digitalisering gaat stapsgewijs. Zo kunnen ook ondernemers er straks voor kiezen om berichten alleen digitaal te ontvangen. “Wij digitaliseren zoveel mogelijk, te beginnen met berichten over omzetbelasting. Ondernemers die voor digitaal kiezen, krijgen die berichten dan via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zodra andere brieven digitaal gaan, krijgen ze die automatisch ook alleen digitaal.”
De wens om sneller te digitaliseren leeft volgens programmamanager Saphira Heijens heel breed. En bij ondernemers al langere tijd, vult projectleider Matthieu Hoogerwerf aan. “Wij willen beter tegemoetkomen aan die behoefte, maar mensen die liever post op papier ontvangen blijven die mogelijkheid houden.” Burgers en ondernemers bepalen zelf of zij brieven alleen digitaal of ook op papier willen ontvangen.
125 miljoen brieven per jaar
Maar papier blijft nog wel even een rol spelen in het berichtenverkeer. “Uitgaande post vindt bijvoorbeeld nog grotendeels op papier plaats. Ook zijn er nog formulieren die burgers en ondernemers moeten downloaden, printen en vervolgens opsturen”, aldus Heijens. “We kunnen niet simpelweg morgen stoppen met alle papieren post. Dat moeten we in fases doen. Want het gaat om enorme hoeveelheden brieven en formulieren. We versturen nog ongeveer 125 miljoen brieven per jaar.”
Complexe ICT maakt dat digitalisering van de correspondentie niet zomaar is geregeld. “Ongeveer 16.000 van onze medewerkers hebben de bevoegdheid om zelf brieven te schrijven. Om al die correspondentie digitaal beschikbaar te maken, moeten brieven en tekstblokken uit bestaande systemen worden overgezet naar andere systemen.” En de correspondentie moet de juiste metadata krijgen om teruggevonden te kunnen worden. Dat vereist training van medewerkers.
