Volgens de inspectie zijn de praktische waarborgen die moeten garanderen dat alle relevante stukken aan de rechter worden overgelegd – zoals voorgeschreven in artikel 8:42 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) – ontoereikend. Dat artikel verplicht de Belastingdienst om “alle op de zaak betrekking hebbende stukken” aan de rechter te verstrekken, zodat beide procespartijen over dezelfde informatie beschikken.
Vijf structurele oorzaken
De IBTD identificeert in het rapport vijf structurele oorzaken die leiden tot gebrekkige dossiers:
- Geen eenduidige interpretatie van artikel 8:42 Awb – Medewerkers hanteren uiteenlopende opvattingen over wat onder de reikwijdte van dit artikel valt.
- Beperkte aandacht voor relatie met belanghebbenden – De sterk inhoudelijk gedreven werkcultuur binnen de Belastingdienst laat weinig ruimte voor de menselijke en communicatieve aspecten van het dossierproces.
- Gefragmenteerde interne samenwerking – Een verkokerde organisatiestructuur en individuele verantwoordelijkheden verhinderen een integraal overzicht van dossiers.
- Onvolkomen informatiehuishouding – Documentatie wordt niet uniform gearchiveerd en vastgelegd, waardoor cruciale stukken soms ontbreken.
- Ontbreken van structurele reflectie en evaluatie – Er zijn te weinig kwaliteitscontroles en standaardmomenten van tegenspraak en kennisborging in het werkproces ingebouwd.
De inspectie stelt dat deze factoren elkaar kunnen versterken, met als gevolg dat fouten in dossiervorming vaak pas door de rechter worden gecorrigeerd, in plaats van in een vroeg stadium intern te worden hersteld.
Aanbevelingen: eenduidigheid en kwaliteitsborging
Om de gelijkwaardigheid van procespartijen te waarborgen, pleit de IBTD voor een uniforme interpretatie van artikel 8:42 Awb. Daarnaast moeten correctiemechanismen worden ingebouwd in alle fasen van het proces, bijvoorbeeld door teambehandeling van dossiers en structurele evaluatiemomenten.
Ook de informatiehuishouding behoeft verbetering, zodat medewerkers sneller en vollediger alle relevante documenten kunnen samenstellen. Verder vraagt de inspectie om meer bewustzijn bij medewerkers over de impact van hun handelen op de persoonlijke levenssfeer van burgers en bedrijven.
De IBTD dringt er bij de Belastingdienst op aan om processen zodanig in te richten dat complete dossiers gegarandeerd zijn. Alleen dan kan volgens de Inspectie een gelijkwaardige informatiepositie en daarmee een eerlijk proces voor alle betrokkenen worden gewaarborgd.
