In oktober 2023 neemt een boekhoud- en belastingadvieskantoor de boekhouding van een bedrijf over met als startpunt de jaarrekening 2022. De afspraken zijn vastgelegd in een opdrachtbevestiging. Facturering gebeurt in beginsel maandelijks; betaling moet binnen veertien dagen na dagtekening van de factuur. Afgesproken is ook dat de klant overstapt op het softwareprogramma waar de boekhouder mee werkt.
Hoge rekeningen
De eerste factuur wordt begin 2024 betaald, maar de tweede stuit op verzet. Die rekening is ruim € 23.000 groot en wordt maar deels betaald; de klant maakt € 12.000 over. De derde factuur van ruim € 5.500 wordt helemaal niet betaald. De klant wil daarover eerst duidelijkheid. De samenwerking verloopt niet soepel en in februari 2025 beëindigt de klant de opdracht, waarbij nog een deel van de facturen wordt betaald. Maar een bedrag van € 18.158,35 blijft openstaan. De boekhouder stapt naar de rechter om ook dat betaald te krijgen.
Kosteninschatting niet verplicht
De klant stelt dat de boekhouder vooraf niet heeft aangegeven wat er betaald zou moeten worden voor de diensten en wijst op de beroepsregels van het Register Belastingadviseurs: de honorering moet vooraf voldoende worden besproken. Een toegezegde kosteninschatting is ook achterwege gebleven. Het bezwaar luist verder dat hat kantoor overbodige werkzaamheden heeft verricht en buitensporig heeft gedeclareerd.
De rechter leest in de opdrachtbevestiging dat in beginsel maandelijks wordt gefactureerd op basis van bestede tijd en het gehanteerde uurtarief. Er is geen bewijs dat het boekhoudkantoor vooraf heeft toegezegd een kosteninschatting te maken. “Uit de beroepsregels voor register-belastingadviseurs volgt ook niet dat een kosteninschatting moet worden gegeven.” Bij de facturen is wel de afgesproken specificatie van werkzaamheden gevoegd. Daarom is het kantoor niet tekortgeschoten.
Geen onnodige werkzaamheden
De rechter kan niet vaststellen dat er onnodige werkzaamheden zijn verricht. Er moest veel achterstand in de administratie worden weggewerkt en de overgang naar en de aanpassingen in het nieuwe softwareprogramma kostten ook veel werk, zo neemt de rechter van de boekhouder aan. Een groot deel van de 15.000 aangeleverde bestanden moest handmatig worden gefilterd, gecontroleerd en ingevoerd. Dat was van tevoren bekend, maar het advies dat het misschien beter was om bij het oude softwareprogramma te blijven, heeft de klant in de wind geslagen.
De berekende kosten zijn bovendien niet buitensporig hoog, vindt de kantonrechter. De klant moet het openstaande bedrag dus alsnog betalen.
Geen verrekening met boetes
Moet de vordering nog worden verrekend met boetes die de Belastingdienst heeft opgelegd? Nee, want nergens blijkt uit dat de boetes zijn opgelegd als gevolg van nalatig handelen van de boekhouder. Inclusief proces- en andere kosten bedraagt de kostenpost voor de klant ruim € 24.000 en daar komt de wettelijke handelsrente nog bij.
