Als je een stagiair aanneemt kan sprake zijn van een echte of fictieve dienstbetrekking, of er is helemaal geen dienstbetrekking. En wat zijn de gevolgen als een stagiair na de stageperiode in vaste dienst komt? In een nieuwe handreiking van Forum Salaris lees je hier meer over.
Stagiairs zijn leerlingen die in de praktijk werken als onderdeel van hun opleiding. Het is afhankelijk van de beloning of en hoe je de stagiair moet verwerken in de aangifte loonheffingen.
Geen dienstbetrekking
Ontvangt de stagiair alleen les en eventueel een vergoeding van de werkelijke kosten, dan is geen sprake van een fictieve of echte dienstbetrekking. De stagiair ontvangt dan geen loon volgens de Wet op de loonbelasting.
Echte dienstbetrekking
Als een stagiair een reële beloning krijgt voor de stage-uren, bijvoorbeeld het minimum(jeugd)loon, is hij in echte dienstbetrekking. Dan gelden de normale regels voor de loonheffingen en is de stagiair verzekerd voor alle werknemersverzekeringen. Je moet dan op de gebruikelijke manier premies werknemersverzekeringen berekenen en ook de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) betalen.
Fictieve dienstbetrekking
Is er geen echte dienstbetrekking en de stagiair krijgt een stagevergoeding, kan sprake zijn van een fictieve dienstbetrekking. Dit is van toepassing als de stagiair geen marktconforme beloning ontvangt. Marktconform is bijvoorbeeld het minimumjeugd- of cao-loon.
Je houdt loonbelasting/premie volksverzekeringen in en je betaalt werkgeversheffing Zvw.
Premies werknemersverzekeringen
Deze stagiair is verzekerd voor de Wet Wajong en voor de Ziektewet (ZW), maar je hoeft geen premies werknemersverzekeringen te berekenen.
Codes aangifte loonheffingen
Voor stagiairs in fictieve dienstbetrekking geldt het volgende:
- Code aard arbeidsverhouding is 7.
- De stagiair is alleen verzekerd voor de ZW en de Wet Wajong.
- De verzekeringsindicatie voor de ZW moet op ‘Ja’ staan.
- De verzekeringsindicaties voor de WW en de WAO/IVA/WGA moeten op ‘Nee’ staan.
- Het loon dat de stagiair geniet (de stagevergoeding) is loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon).
- Géén sprake van premieloon (oftewel grondslagaanwas op het cumulatieve premieloon). Je vult €0 aan premieloon (grondslagaanwas) in.
- Je moet de sectorcode invullen.
- De rubriek ‘Code invloed verzekeringsplicht’ vul je niet in.
Stage én dienstbetrekking
Het kan zijn dat een werknemer gelijktijdig bij dezelfde werkgever in echte dienstbetrekking en fictieve dienstbetrekking (stage) is.
Echte dienstbetrekking
Als een stagiair voor de stage-uren een marktconforme beloning ontvangt, betreft het een echte dienstbetrekking. Je houdt op de gebruikelijk manier de loonheffing in. Je betaalt ook premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw.
Fictieve dienstbetrekking
Ontvangt de stagiair geen marktconforme beloning maar een stagevergoeding, dan pas je de regels toe die gelden voor de fictieve dienstbetrekking. Je gebruikt voor de stagevergoeding een aparte inkomstenverhouding.
Na stage in dienst
Wanneer de arbeidsverhouding van een stagiair na zijn stage wijzigt van een fictieve dienstbetrekking naar een echte dienstbetrekking, verandert zijn verzekeringssituatie. Voor de echte dienstbetrekking gebruik je dan een nieuwe inkomstenverhouding.
Premies werknemersverzekeringen
Wijzigt de dienstbetrekking van de stagiair in de loop van het kalenderjaar, dan heeft dit gevolgen voor de berekening van de premies werknemersverzekeringen. Voor de berekening van het premiemaximum moet je ook rekening houden met loon dat de stagiair tijdens zijn stageperiode heeft genoten. Je moet dan alsnog alle premies werknemersverzekeringen betalen over de stagevergoeding. Dit leidt dus tot een ‘inhaaleffect’.
Voorbeeld
Iemand werkt van 1 januari tot en met 31 maart als stagiair in fictieve dienstbetrekking tegen een loon van €300 per maand. Per 1 april komt deze persoon in vaste dienst tegen een maandloon van €4.500. Het (fictieve) maximum premieloon per maand is €4.700.
Voor de berekening van de premies werknemersverzekeringen geldt het volgende:
Vanaf 1 januari tot en met 31 maart is de stagiair alleen verzekerd voor de Wet Wajong en de ZW. Nummer inkomstenverhouding is 1. De stagevergoeding behoort tot het cumulatief loon werknemersverzekeringen, maar leidt niet tot aanwas van de grondslag. Over de stagevergoeding hoef je dus geen premie te betalen.
Vanaf 1 april komt de stagiair in vaste dienst. Hij is verzekerd voor alle werknemersverzekeringen. Nummer inkomstenverhouding is 2. In april is sprake van een inhaaleffect in verband met de stagevergoedingen in januari tot en met maart.
Tabel met berekening premies werknemersverzekeringen n.a.v. voorbeeld
In de brochure ‘Toelichting loonberekening VCR’ staan meer rekenvoorbeelden.
School ontvangt stagevergoeding
Als de stagiair de stagevergoeding niet zelf krijgt, hoef je geen loonheffingen in te houden en te betalen onder de volgende voorwaarden:
- Je maakt de stagevergoeding rechtstreeks over aan de school of het stagefonds, met uitzondering van kostenvergoedingen.
- De school of het stagefonds geeft de stagevergoeding niet door aan de stagiair, maar gebruikt dit voor algemene schoolse activiteiten.
- De school of het stagefonds administreert de stagevergoedingen en de besteding daarvan.
- Je legt binnen 2 maanden na afloop van elk jaar de volgende gegevens in de administratie vast:
- de naam, het adres en het burgerservicenummer (BSN) van de stagiair;
- de naam en het adres van de school of het stagefonds; en
- het bedrag van de beloning.
Hierbij vermeld je de datum en het nummer van het besluit waarop de regeling is gebaseerd: 14 december 2010, nr. DGB2010/2202M.
Deze handreiking is een vervanging van de handreiking van 29 augustus 2016. De informatie is verduidelijkt en uitgebreid.
