Mag je een onbelaste reiskostenvergoeding geven als werknemers met elkaar meerijden naar het werk? Belangrijk is of sprake is van ‘vervoer vanwege de werkgever’.
Als de werkgever het vervoer organiseert en ter beschikking stelt aan werknemers is sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’. Als werknemers carpoolen in opdracht van de werkgever kan dit ook vervoer vanwege de werkgever zijn.
Vervoer vanwege de werkgever
In de volgende situaties is sprake van vervoer vanwege de werkgever:
- De werkgever organiseert het vervoer van de werknemer, bijvoorbeeld met een personeelsbus.
- De werknemer reist met een door de werkgever ter beschikking gestelde auto of fiets van de zaak.
- De werkgever regelt dat de werknemer meerijdt in het privévervoermiddel van een collega die daarvoor een vergoeding krijgt.
- De werknemer reist per openbaar vervoer met vervoerbewijzen die de werkgever heeft gekocht.
Je mag in deze situaties geen onbelaste kilometervergoeding betalen. Als je een vergoeding betaalt, is deze loon van de werknemer. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Eigen auto of leaseauto
Eigen auto of leaseautoVoor de vraag welke onbelaste reiskostenvergoedingen je bij carpoolen dan kunt betalen, zijn er twee situaties te onderscheiden:
- De werknemer reist met een eigen auto.
- De werknemer reist met een auto van de zaak.
Je mag aan de werknemer met een eigen auto de onbelaste maximale vergoeding van € 0,19 per kilometer betalen. Dit is een gerichte vrijstelling.
Als de werknemer met een auto van de zaak reist, mag je hem geen onbelaste reiskostenvergoeding betalen.
Op initiatief van de werkgever
De werkgever kan met de bestuurder afspreken dat hij met de eigen auto werknemers moet ophalen voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen. De werkgever mag de bestuurder een onbelaste reiskostenvergoeding geven voor de totale afstand van maximaal € 0,19 per kilometer. Dit is inclusief de omrijkilometers. Dat is een gerichte vrijstelling.
Wil de werkgever meer vergoeden dan € 0,19 dan is het meerdere loon voor de werknemer. Hij kan dit aanwijzen als eindheffingsloon. Voor het bedrag boven € 0,19 per kilometer geldt geen gerichte vrijstelling. Dit bedrag komt ten laste van de vrije ruimte.
De werknemers die meerijden komen niet in aanmerking voor een onbelaste kilometervergoeding. Voor deze werknemers is sprake van vervoer vanwege de werkgever.
Afspraken tussen werknemers onderling
Werknemers kunnen zelf het initiatief nemen om te carpoolen. Zij spreken dit onderling af, zonder dat de werkgever hier opdracht voor geeft. Dan kan de werkgever zowel aan de bestuurder als aan de meerijder(s) een onbelaste reiskostenvergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer.
Omrijkilometers
In dat geval mag de werkgever geen onbelaste vergoeding geven voor eventuele omrijkilometers, omdat de omrijkilometers dan een privékarakter hebben.
Als de meerijders op grond van een onderlinge afspraak (een deel van) hun vergoeding aan de bestuurder geven heeft dat geen fiscale gevolgen. Er is geen sprake van vervoer vanwege de werkgever, omdat de werknemers zelf bepalen of zij carpoolen, wie bestuurder is en wie meerijdt.
Auto van de zaak
Een werknemer die met een auto van de zaak zakelijke kilometers rijdt, heeft geen recht op een onbelaste kilometervergoeding. De werkgever stelt het vervoer ter beschikking aan de werknemer. Dan is sprake van vervoer vanwege de werkgever.
(Geen) Vergoeding
Als deze werknemer besluit om andere collega’s te laten meerijden, komen zijn collega’s in aanmerking voor de onbelaste kilometervergoeding. De werknemers hebben geen recht op deze vergoeding als de werkgever de opdracht geeft om mee te rijden; dan is ook voor hen sprake van vervoer vanwege de werkgever.
Als de meerijders een vergoeding geven aan de bestuurder heeft dit geen fiscale gevolgen, omdat zij dit onderling regelen. De werkgever heeft hier geen invloed op.
Geen vervoer vanwege werkgever
De werkgever kan het carpoolen stimuleren. Zolang de werkgever geen carpoolverplichting oplegt, is geen sprake van vervoer vanwege de werkgever, bijvoorbeeld in de onderstaande situaties:
- De werkgever geeft aan op welke arbeidsplaats de werknemers worden verwacht.
- Toestemming werkgever voor een belangstellingsregistratie in kantine of via intranet.
- Carpoolers ontvangen een hogere kilometervergoeding ( maximaal € 0,19 onbelast) dan de niet-carpoolers.
- Carpoolers moeten aan de werkgever kenbaar maken dat zij carpoolen en met wie.
Zie paragraaf 23.8 Carpoolregeling en 23.9 Vervoer vanwege de werkgever in Handboek Loonheffingen
Bron: Forum Salaris
