De ondernemingsactiviteiten van een BV bestaan uit het ter beschikking stellen van arbeidskrachten en het verlenen van diensten op het terrein van arbeidsbemiddeling voor de technische sector. In de tijdvakken 2015 tot en met 2018 heeft de BV respectievelijk 58, 51, 123 en 192 werknemers in dienst. Die zijn vooral werkzaam in de regio Rotterdam (waaronder Botlek en Europoort), Zeeuws-Vlaanderen (waaronder Hoek en Sluiskil) en deels in België (waaronder Antwerpen en Zwijndrecht). In die jaren betaalt de BV onbelaste reiskostenvergoedingen uit aan haar werknemers: in 2015 € 27.549,-, in 2016 € 56.070,-, in 2017 € 205.238,- en in 2018 € 567.733,-.
In 2019 stelt een inspecteur een boekenonderzoek in naar de aangiften loonheffingen over de tijdvakken 1 januari 2015 tot en met 31 maart 2019. Daarbij neemt hij 2018 als basisjaar. Aan acht gecontroleerde werknemers is in 2018 in totaal € 104.222,36 aan reiskostenvergoeding uitbetaald. De inspecteur merkt € 79.652,87 hiervan als bovenmatig aan. Aan 34 werknemers is in 2018 € 59.685,75,- aan reiskostenvergoeding uitbetaald waarvan de inspecteur € 10.788,18 als bovenmatig bestempelt.
Bovenmatigheid reiskostenvergoedingen
De conclusie die de inspecteur na het boekenonderzoek trekt is dat de BV in de jaren 2015 tot en met 2018 bovenmatige reiskostenvergoedingen heeft uitbetaald. Hij stelt daarbij de bovenmatigheid van de reiskostenvergoedingen vast op 55% voor de jaren 2017 en 2018 en 40% voor de jaren 2015 en 2016. Hij berekent als bovenmatige vergoeding over 2015 een bedrag van € 11.026,- voor 2016 op € 22.438,- voor 2017 op € 112.907 en voor 2018 op € 312.208,-. Hij legt naheffingsaanslagen, vergrijpboetes en rentebeschikkingen op.
Nadat de BV in bezwaar is gegaan bij de rechtbank Den Haag beoordeelt de inspecteur de berekeningen nog eens. Hij stelt de bovenmatigheid van de reiskostenvergoedingen vast op 45% voor de jaren 2017 en 2018 en 30% voor de jaren 2015 en 2016. De inspecteur merkt deze bedragen aan bovenmatige reiskostenvergoedingen aan als eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling.
De rechtbank stelt vast dat de inspecteur met betrekking tot de reiskostenvergoedingen een deel van het jaar 2018 inhoudelijk heeft gecontroleerd. Daarbij heeft hij, anders dan de BV stelt, twee deelwaarnemingen bij in totaal 42 werknemers (één deelwaarneming bij 8 door de inspecteur geselecteerde werknemers en één deelwaarneming bij 34 door de BV geselecteerde werknemers) als uitgangspunt genomen. Als onderbouwing maakt de inspecteur gebruik van door de opdrachtgevers verstrekte opgegeven werklocaties en de door de BV verstrekte gegevens, zoals urenbriefjes, kilometerstaten en salarisspecificaties.
Lage lonen gecompenseerd met hoge netto betalingen
De rechtbank oordeelt dat de inspecteur terecht heeft geconstateerd dat bij het vergoeden van de reiskosten van een (veel) hoger aantal kilometers is uitgegaan dan het aantal kilometers dat de betreffende werknemers daadwerkelijk (kunnen) hebben afgelegd. In veel gevallen week de feitelijke werklocatie af van de op de kilometerstaten vermelde werklocatie. De inspecteur constateerde ook nog dat de BV lage lonen compenseert met (hoge) netto loonbetalingen.
De rechtbank overweegt dat, omdat de BV aan haar werknemers onbelaste reiskostenvergoedingen heeft verstrekt, op de BV de bewijslast rust dat de reiskostenvergoedingen terecht onbelast zijn verstrekt. De BV moet met name aannemelijk maken dat het aantal kilometers van de werknemers voor zakelijke doeleinden is geweest. De rechtbank oordeelt dat de BV niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bedragen van de onbelaste reiskostenvergoedingen in de jaren 2015 tot en met 2018 hoger zijn dan de bedragen die de inspecteur voor die jaren uiteindelijk heeft geaccepteerd. De enkele stelling van de BV dat de inspecteur geen eenduidige onderbouwing van de door hem toegepaste percentages van bovenmatigheid heeft gegeven voldoet niet. Op de BV rust namelijk de bewijslast dat zij terecht onbelaste reiskostenvergoedingen heeft verstrekt. De BV heeft niet inzichtelijk gemaakt dat de reiskostenvergoedingen terecht onbelast zijn uitbetaald.
De stelling van de BV dat de inspecteur de uitkomsten van de deelwaarnemingen niet heeft mogen extrapoleren naar de andere betreffende tijdvakken slaagde ook niet voor de rechtbank. Een extrapolatie van het resultaat van een steekproef naar andere tijdvakken, zo oordeelt de rechtbank is in beginsel slechts verantwoord als er voldoende grond is om aan te nemen dat de tijdvakken een constant beeld vertonen wat betreft de feitelijke situatie. Dat de feitelijke bedrijfsvoering van de BV met betrekking tot de reiskostenvergoedingen gedurende jaren wezenlijk is veranderd is niet gebleken.
Door lichtvaardig handelen sprake van grove schuld
De rechtbank oordeelt dat wat betreft het geschil over grove schuld de inspecteur terecht heeft aangetoond dat het aan grove schuld van de BV is te wijten dat zij in de genoemde tijdvakken te weinig loonheffing heeft betaald. Uit de stukken is op te maken dat de feitelijke werklocaties van de werknemers in veel gevallen afweken van de op urenbriefjes en de kilometerstaten vermelde werklocaties en dat de BV hierdoor te hoge bedragen aan onbelaste reiskostenvergoedingen aan haar werknemers heeft uitbetaald. Op die uitbetaalde reiskostenvergoedingen is daardoor te weinig loonheffing op ingehouden.
De geconstateerde verschillen tussen de uitbetaalde kilometers en de daadwerkelijk afgelegde kilometers zijn aanzienlijk en hadden de BV moeten opvallen. De inspecteur heeft dan ook overtuigend aangetoond dat de BV dermate lichtvaardig heeft gehandeld dat voor alle jaren sprake is van grove schuld.
De rechtbank ziet wel aanleiding om de vergrijpboetes ambtshalve te verminderen wegens overschrijding van de redelijke termijn. Sinds de aankondiging van de vergrijpboete op 27 mei 2020 tot aan de datum van de uitspraak zijn ongeveer drie jaar en negen maanden verstreken. Omdat de redelijke termijn met één jaar en negen maanden is overschreden zal de rechtbank de vergrijpboetes met 15% matigen.
