Een werkgever kan een werknemer met terugwerkende kracht een vaste vrijgestelde reiskosten- of thuiswerkvergoeding geven, geeft de Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst aan.
De kennisgroep heeft dat standpunt ingenomen naar aanleiding van vragen over het Handboek Loonheffingen 2023, waarin onder meer is opgenomen wanneer herrekening van een vaste reiskosten- respectievelijk thuiswerkvergoeding op basis van een praktische methode aan de orde is. Het handboek wijkt af van de Wet op de loonbelasting 1964, constateert de kennisgroep.
Met terugwerkende kracht een vergoeding toekennen is mogelijk als een werkgever een vaste vergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling of de 36-wekenregeling toekent. Tijdsgelange herrekening is niet noodzakelijk, mits de daarvoor relevante feiten in het kalenderjaar niet zijn gewijzigd.
Een werkgever kan een forfaitair bedrag van 2,15 euro (2023) per thuisgewerkte dag onbelast vergoeden aan een werknemer. Als een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt, mag deze vergoeding worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt (de 128-dagenregeling).
Uitzondering van toepassing gebleven
Voor een vaste kostenvergoeding geldt alleen gerichte vrijstelling als hieraan een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt, staat in de wet. Met terugwerkende kracht toekennen is daarom niet vrijgesteld. Maar in de wetgeving vóór invoering van de werkkostenregeling was expliciet opgenomen dat voor de vaste reiskostenvergoeding op basis van de 128-dagenregeling geen onderzoek vooraf naar de werkelijke kosten vereist was. Daarom is de uitzondering op de hoofdregel ook onder het regime van de werkkostenregeling van toepassing gebleven, aldus de kennisgroep.
Herrekenen
De wet schrijft verder voor dat de werkgever de aantallen dagen naar tijdsgelang herrekent bij het aanvangen of beëindigen van een vaste reiskosten- respectievelijk thuiswerkvergoeding, dan wel bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding, in de loop van het kalenderjaar. ‘Dit doet zich bijvoorbeeld voor als een werknemer in de loop van het kalenderjaar in of uit dienst treedt of als de reisafstand woon-werkverkeer in de loop van het kalenderjaar wijzigt.’
De regeling in het handboek houdt geen rekening met de situatie dat de werkgever aanvangt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding in de loop van het kalenderjaar, anders dan de situatie dat de dienstbetrekking begint in de loop van het kalenderjaar, zo constateert de kennisgroep. Die stelt voor de 128-dagenregeling zowel ten aanzien van de vaste reiskostenvergoeding als voor de vaste thuiswerkkostenvergoeding toe te passen.
