Hebben werknemers bij ontslag na twee jaar ziekte een transitievergoeding gekregen? Let dan op bij het verwijderen van persoonsgegevens uit het personeelsdossier.
Een fiscale bewaarplicht van zeven jaar na het einde van het dienstverband geldt voor basisgegevens uit de salarisadministratie. Voor andere gegevens uit het personeelsdossier geldt als richtlijn een bewaartermijn van twee jaar. Na deze twee of zeven jaar moet je de persoonsgegevens vernietigen.
Let echter op: om compensatie voor de transitievergoeding te kunnen aanvragen, moet je de hiervoor vereiste gegevens langer bewaren.
Werkgevers krijgen sinds 1 april 2020 een compensatie voor de transitievergoeding die zij moeten betalen bij het ontslag van langdurig zieke werknemers. Om hiervoor in aanmerking te komen moet de werkgever de noodzakelijke persoonsgegevens aanleveren bij het UWV.
Het gaat om documenten als:
- de arbeidsovereenkomst van de zieke werknemer;
- de getekende vaststellingsovereenkomst na langdurige ziekte;
- ontslagvergunning van het UWV vanwege langdurige ziekte;
- gegevens over een ontslag of geëindigd contract tijdens en na een korte ziekteperiode.
Je kunt de aanvraag voor compensatie voor ‘oude’ gevallen tot uiterlijk 30 september 2020 indienen. Nieuwe gevallen moet je binnen zes maanden na de uitbetaling van de vergoeding indienen.
Maak binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming een belangenafweging, waardoor het langer bewaren van bepaalde gegevens van ex-werknemers in deze situatie is toegestaan.
Meer over het bewaren van persoonsgegevens op Autoriteit Persoonsgegevens.nl
