Ontbrekende urenadministratie bij loonaangifte voor risico werkgever

Als een werkgever niet (meer) beschikt over een loonadministratie die kan dienen ter onderbouwing van de aangiften loonheffingen is dat een omstandigheid die geheel in de risicosfeer van de ondernemer ligt, spreekt de Rechtbank Zeeland-West-Brabant uit. Op de werkgever rust de plicht om een administratie te voeren en te bewaren. De naheffingsaanslag loonheffingen die de fiscus aan een ondernemer oplegde is volgens de rechtbank wel te hoog ingeschat. De vergrijpboete wordt ook vernietigd, omdat niet is bewezen dat de man opzettelijk te weinig loonheffingen op aangiften heeft afgedragen.

Boekenonderzoek

Een ondernemer had een café-discotheek. De activiteiten zijn aan het einde van het jaar 2014 beëindigd. Hij diende op maandelijkse basis aangiften loonheffingen in. De inspecteur heeft bij de ondernemer een boekenonderzoek ingesteld naar onder meer de aanvaardbaarheid van de aangiften loonheffing over 2013. De bevindingen van het boekenonderzoek zijn vastgelegd in een controlerapport.

Niet alle gewerkte uren verantwoord

In het rapport constateert de inspecteur dat de man geen urenadministratie heeft bijgehouden. Daarnaast concludeert de inspecteur, onder meer op basis van de door hem veronderstelde openingstijden van de discotheek, een schatting van het aantal benodigde personeelsleden en uitlatingen van de man op sociale media, dat hij in de aangiften voor de loonheffingen niet alle gewerkte uren heeft verantwoord. In het controlerapport heeft de inspecteur een schatting gemaakt van de niet verantwoorde uren en op basis daarvan de niet aangegeven netto verstrekte vergoedingen berekend op in totaal € 25.460.

Naheffingsaanslag loonheffingen

De inspecteur heeft bij het opleggen van de naheffingsaanslag de loonheffingen, conform de bevindingen in het controlerapport, gecorrigeerd en daarbij het gebruteerde anoniementarief1 toegepast. Bij gelijktijdige beschikkingen is een vergrijpboete opgelegd van 50 procent van de nageheven loonheffingen en is belastingrente in rekening gebracht. Bij uitspraak op bezwaar heeft de inspecteur de naheffingsaanslag verminderd tot € 27.573 en de boetebeschikking verminderd tot 40 procent van de nageheven loonheffingen, zijnde € 11.029. De inspecteur heeft de beschikking belastingrente gehandhaafd.

Geschil

In geschil is of de naheffingsaanslag loonheffingen, de boete- en de belastingrentebeschikking terecht en niet naar een te hoog bedrag zijn vastgesteld. De inspecteur heeft ter zitting gemeld dat de belastingrente bij uitspraak op bezwaar ook had moeten worden verminderd.

Urenadministratie ontbreekt

De inspecteur stelt zich op het standpunt dat de loonadministratie niet kan dienen als grondslag voor de aangiften loonheffingen, omdat (onder meer) een urenadministratie ontbreekt. De inspecteur heeft daarom een schatting gemaakt van het aantal gewerkte uren en de verstrekte vergoedingen en op basis daarvan de verschuldigde loonheffingen berekend.

Loonadministratie gestolen

De ondernemer heeft zich op het standpunt gesteld dat een deugdelijke loonadministratie ten grondslag heeft gelegen aan de aangiften loonheffingen, maar dat deze loonadministratie in 2016 is gestolen uit zijn bestelbus. Volgens hem is daarom sprake van overmacht.

Beroep op overmacht slaagt niet

De rechtbank overweegt als volgt. Vast staat dat de man niet (meer) beschikt over een loonadministratie die kan dienen ter onderbouwing van de aangiften loonheffingen voor 2013. Het beroep op overmacht kan hem in dit geval om verschillende redenen niet helpen. In eerste plaats kan uit wat de ondernemer heeft aangevoerd, niet worden opgemaakt dat hij daadwerkelijk beschikte over een deugdelijke en controleerbare urenadministratie. Daarbij neemt de rechtbank in aanmerking wat ter zitting is verklaard over de wijze van administratie. Verklaard is dat de gewerkte uren werden doorgebeld naar de adviseur, maar onduidelijk is gebleven of vastlegging van de gewerkte uren, zoals wanneer en door wie, adequaat en stelselmatig plaatsvond. In de tweede plaats acht de rechtbank opmerkelijk dat de urenadministratie over het jaar 2013 zich in 2016 bevond in een bestelbus van de man terwijl de ondernemingsactiviteiten op dat moment al enige tijd waren beëindigd.

Voor risico van ondernemer

In de derde plaats staat vast dat de urenadministratie niet meer beoordeeld kan worden omdat de man stelt daarover door omstandigheden niet meer te beschikken. Volgens de rechtbank is dit een omstandigheid die geheel in de risicosfeer van de ondernemer ligt. Op hem rust immers de plicht om een administratie te voeren en te bewaren.

Schatting inspecteur

Nu vaststaat dat de man niet beschikt over een loonadministratie die kan dienen ter onderbouwing van de verschuldigde loonheffingen over 2013, brengt een redelijke verdeling van de bewijslast met zich dat in eerste instantie de inspecteur ter voldoening aan de op hem rustende bewijslast kan volstaan met een gemotiveerde schatting, waarna de man aannemelijk moet maken dat en waarom de loonheffingen lager zijn dan door de inspecteur is berekend.

Lager loon dan ingeschat

De rechtbank stelt voorop dat de schatting van de inspecteur goed navolgbaar is en dat elk uitgangspunt dat ten grondslag ligt aan de schatting op zichzelf bezien voldoende gemotiveerd is. Verder kan aan de inspecteur worden toegegeven dat voor elk uitgangspunt op zichzelf bezien de ondernemer niet aannemelijk heeft gemaakt in hoeverre exact het desbetreffende uitgangspunt onjuist is. De rechtbank komt toch tot het oordeel dat in zijn totaliteit bezien aannemelijk is dat het loon lager is dan door de inspecteur ingeschat.

Verklaring dochter

De dochter, die nauw betrokken was bij de bedrijfsvoering, heeft ter zitting onder meer het volgende verklaard. Er was geen sprake van dat de discotheek structureel ook door de week open was; wel incidenteel voor feesten die soms door derden werden gegeven. Naast de ondernemer zelf hielpen ook de kinderen mee in de zaak. De man stond regelmatig alleen. Extern personeel werd ingezet naar gelang de drukte die werd verwacht. Als het minder druk was dan verwacht, werd personeel eerder naar huis gestuurd. Ook was het zo dat niet steeds voor zowel het cafégedeelte als het discogedeelte bezetting aanwezig hoefde te zijn. De rechtbank acht deze verklaringen geloofwaardig.

Verklaringen niet concreet en te weinig bewijs

Hoewel de rechtbank de verklaringen van de dochter ter zitting geloofwaardig acht, zijn die verklaringen onvoldoende om te oordelen dat de man aannemelijk heeft gemaakt dat de door hem afgedragen loonheffingen juist zijn. Daarvoor zijn de verklaringen onvoldoende concreet en is er onvoldoende ondersteunend bewijs. Het gebrek aan administratie komt in dat opzicht voor risico van de ondernemer.

Naheffing van € 10.000

De rechtbank is van oordeel dat in het kader van een gemotiveerde schatting de inspecteur mocht uitgaan van een hoger bedrag aan lonen dan waarvoor aangiften zijn gedaan. Gelet op het gebrek aan administratie mocht de inspecteur daarop ook het anoniementarief toepassen. De rechtbank acht echter wel aannemelijk dat de schatting van het bedrag aan lonen te hoog is. Alles afwegende gaat de rechtbank schattenderwijs uit van een na te heffen bedrag aan loonheffing van € 10.000.

Geen bewijs voor zwart loon

De inspecteur moet aannemelijk te maken dat de man loon heeft betaald waarvoor hij geen loonheffingen heeft afgedragen (‘zwart loon’). Daarin is de inspecteur met al hetgeen hij heeft aangevoerd niet geslaagd. De inspecteur heeft onvoldoende concreet bewijs aangedragen voor de verschillende uitgangspunten, waaronder de openingstijden en de aanwezigheid van het personeel, waarop de aannames en de daarop voortbouwende schatting berusten.

Voordeel van de twijfel

Verder heeft de rechtbank de geloofwaardige verklaringen van de dochter in aanmerking genomen. Het voorgaande neemt niet weg dat aan de inspecteur kan worden toegegeven dat de man zelf gedurende de procedure verklaringen heeft gegeven die op het eerste gezicht op onderdelen op gespannen voet staan met andere verklaringen en stukken die tot het procesdossier behoren. In dit opzicht gunt de rechtbank de ondernemer het voordeel van de twijfel. Niet kan worden gezegd dat de man de vereiste aangiften niet heeft gedaan. De naheffingsaanslag moet worden verminderd tot € 10.000 en de belastingrente ook.

Vergrijpboete vernietigd

De inspecteur stelt zich op het standpunt dat het aan (voorwaardelijk) opzet van de ondernemer is te wijten dat te weinig loonheffingen op aangiften zijn afgedragen. Volgens de rechtbank is de inspecteur niet geslaagd in de op hem rustende bewijslast. De rechtbank oordeelt daarom dat de vergrijpboete moet worden vernietigd.

Uitspraak Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 3 februari 2022, ECLI:NL:RBZWB:2022:649