Voor je onderneming is het mogelijk bij volmacht een andere levensexecuteur te benoemen die jouw zakelijke belangen behartigt. Maar dan is het wel verstandig af te stemmen hoeveel geld uit de zaak onttrokken mag worden naar privé voor het levensonderhoud. Wie mag dit bepalen? De levensexecuteur privé of de levensexecuteur zakelijk? Of bepalen zij dit in onderling overleg? Duidelijke vastlegging in een levenstestament van de taken en de rol van de verschillende levensexecuteurs voorkomt problemen.
Komt misbruik van volmacht voor?
Jazeker. Zo heeft de Rechtbank in maart 2019 in een zaak (ECLI:NL:RBNNE:2019:1022) een gevangenisstraf van drie maanden voorwaardelijk opgelegd aan een (voormalig) medewerker van een accountantskantoor, omdat hij misbruik had gemaakt van een notariële algehele volmacht die een man op leeftijd had verstrekt. Daarnaast was er een taakstraf van 240 uur opgelegd. De zaak kwam aan het rollen door een bewindvoerder die verdachte transacties tegenkwam en hiervan aangifte heeft gedaan in 2014. Maar het misbruik was feitelijk al in 2007 begonnen. De schade was op dat moment al opgelopen tot ca. € 85.000. Het punt was dat hij de boekhouder en de gemachtigde tegelijkertijd was. Er was geen enkele vorm van controle, totdat de bewindvoerder in beeld kwam.
Hoe kun je nu voorkomen dat er misbruik gemaakt wordt van een volmacht?
Een goede oplossing is ten eerste duidelijk vastleggen wat de volmacht precies inhoudt. Dit kan heel kort en in principe mag alles. Soms lijkt alles duidelijk geformuleerd, maar is het eigenlijk niet. Is het bijvoorbeeld echt de bedoeling dat het risicoprofiel van de beleggingen door de gevolmachtigde worden aangepast. Is het wenselijk dat er er grotere lease-auto’s voor het personeel aangeschaft kunnen worden? Welke belangen zijn hiermee gediend?
Een korte volmacht kan dus tot veel vragen leiden. Het is beter om zoveel mogelijk handelingen die gebruikelijk zijn te beschrijven. Vervolgens kan in een restbepaling worden vastgelegd dat overige handelingen die noodzakelijk zijn, niet uitgesloten worden.
Stel altijd een toezichthouder aan, bij voorkeur een professional
Ten tweede is het aan te raden, ter voorkoming van misbruik, een toezichthouder aan te stellen. Dus naast een gevolmachtigde benoem je ook een toezichthouder. Als in de genoemde casus een toezichthouder was benoemd, was de zaak waarschijnlijk lang niet zo uit de hand gelopen. Bovendien als je als gevolmachtigde weet dat je jaarlijks gecontroleerd wordt, laat je het wel uit je hoofd om misbruik te plegen.
Er kan ook een extra waarborg ingebouwd worden dat een gevolmachtigde voor bepaalde rechtshandelingen, bijvoorbeeld bij transacties boven een bepaald bedrag, de medewerking nodig heeft van de toezichthouder. In feite treedt de toezichthouder in dat geval op als 2e gevolmachtigde.
Een toezichthouder kan heel goed een professional zijn, zoals bijvoorbeeld de accountant, boekhouder of belastingadviseur. Voor deze adviseurs is het omgaan met financiën dagelijks werk. Met hem of haar heb je vaak al een vertrouwensrelatie en je kan ‘professionele afstand’ bewaren.
Waar moet je op letten bij het aanstellen van een gevolmachtigde?
Vaak wordt een familielid benoemd als gevolmachtigde. Dit kan binnen de familie op weerstand stuiten. In juli 2020 kwam in een procedure voor Hof Den Bosch (ECLI:NL:GHSHE:2020:2045) aan de orde dat een zoon graag een bewindvoerder benoemd zag voor zijn (dementerende) vader. Er was voor de Rechtbank verzwegen dat zijn vader voor ?-deel aandeelhouder was in een BV met een aanzienlijk vermogen, waar ook zijn twee broers in participeerden. Vader had zijn broer aangesteld als gevolmachtigde. Echter, het Hof erkende dat de broers hun machtspositie konden aanwenden om hun eigen belangen en het belang van hun kinderen boven het belang van de betrokken vader te plaatsen. Daarom besloot het Hof dat er een bewindvoerder aangesteld moest worden om misbruik van de volmacht te voorkomen.
Het opstellen van een levenstestament: ook voor jouw belang
Wist je dat je zelf een levenstestament mag opmaken? Dat je een notaris alleen nodig hebt voor de registratie van je levenstestament? Regelmatig geef ik webinars over het levenstestament voor ondernemers.
Heb je een vraag over je eigen situatie, neem dan vooral contact met mij op!
