Prettig zaken doen in business seats
Om de contacten met klanten te onderhouden, spreken ondernemers met zakelijke relaties af bij evenementen. Zo zijn er bedrijven die business seats huren in een voetbalstadion, om samen met zakelijke relaties de voetbalwedstrijd te kijken onder het genot van een hapje en een drankje en de zakelijke contacten te onderhouden. Over de huurprijs van deze business seats zal de ondernemer door de verhuurder van deze business seats BTW in rekening krijgen gebracht. De ondernemer zal deze BTW graag in aftrek willen brengen, maar de vraag is of dit onder de huidige BTW-regelgeving mogelijk is.
Recht op vooraftrek alleen bij zakelijke motieven
In beginsel geldt dat wanneer een ondernemer die voor de BTW belaste prestaties verricht uitgaven doet, hij de BTW op deze kosten in aftrek mag brengen. Dit geldt ook als de ondernemer geschenken of verstrekkingen aan zakelijke relaties doet, zoals het ter beschikking stellen van een business seat. Wel is van belang dat de ondernemer hierbij zakelijke motieven heeft. Er moet dus een zakelijke relatie tussen de klant en de ondernemer aanwezig zijn. Meestal zal het zakelijke motief van de ondernemer zijn om de zakelijke band met de klant te onderhouden. Aan de hoofdregel dat de BTW op de business seats in aftrek mag worden gebracht zijn wel beperkingen gesteld. Wanneer een ondernemer een business seat aan een relatie ter beschikking stelt, zal de ondernemer daarom na moeten gaan of de BTW-aftrek met betrekking tot de business seat wordt beperkt. De regels hiervoor zijn vastgelegd in het Besluit Uitsluiting Aftrek (hierna: BUA).
BUA, relatiegeschenken en de € 227-drempel
De hoofdregel dat de ondernemer de BTW op verstrekkingen aan relaties wordt beperkt door de regel dat de aftrek van BTW beperkt kan worden als de begunstigde, wanneer hij de uitgave zelf zou hebben gedaan, de BTW niet in aftrek had kunnen brengen. De ondernemer die de business seats huurt, moet daarom nagaan of de begunstigde zelf hiervoor recht op aftrek van BTW zou hebben. Hierbij is van belang dat de business seats om zakelijke redenen worden gebruikt, en of de begunstigde BTW-belaste prestaties verricht. Als de begunstigde geen recht op aftrek van BTW zou hebben voor BTW op de business seats, dan mag de ondernemer die de business seats verstrekt de BTW alleen in aftrek brengen als het totaal van de voordelen voor de relatie in dat jaar de drempel van € 227 exclusief BTW per jaar niet overschrijdt.
Fiscaal gunstige uitspraak van Hof ‘s-Hertogenbosch
In het verleden is er discussie ontstaan over hoe ondernemers om moeten gaan met de BTW op business seats. Rechtbank Zeeland- West-Brabant kwam toen tot het oordeel dat de BTW op business seats voor zakenrelaties niet in aftrek kan worden gebracht, omdat deze relaties de BTW op grond van de bepalingen in het BUA ook niet in aftrek zouden kunnen hebben gebracht. Het Hof in ’s-Hertogenbosch is in november 2016 op deze uitspraak van de Rechtbank teruggekomen, en kwam tot een ander oordeel. Het oordeel van het Hof is voor de ondernemer gunstiger. Door deze recente uitspraak is er meer duidelijkheid gekomen hoe moet worden omgegaan met de BTW op business seats. Uit het oordeel van het Hof blijkt dat de BTW op de kosten van business seats in aftrek mag worden gebracht als de zakenrelatie de business seat gebruikt. Als de inspecteur kan aantonen dat de zakenrelaties de BTW op de business seat zelf niet geheel of hoofdzakelijk niet in aftrek hadden kunnen brengen, mag de BTW-aftrek bij de ondernemer wel worden beperkt. Hierbij geldt een drempel van € 227 exclusief BTW per jaar. In de tekst hieronder zal een uitleg worden gegeven van de toepassing van deze drempel.
Business seats ter beschikking stellen aan personeel
Naast de situatie waarin de business seats ter beschikking worden gesteld aan zakelijke relaties, kan zich de mogelijkheid voordoen dat de business seats door de onderneming aan eigen personeel of een directeur ter beschikking worden gesteld met het oog op ontspanning. Uit de rechtspraak van het Hof blijkt dat er in dat geval sprake is van het geven van gelegenheid van ontspanning dan wel dat dit de persoonlijke doeleinden van het personeel of de directeur dient. In dat geval wordt de aftrek van de BTW wel beperkt. Hierbij geldt de drempel van € 227 exclusief BTW per jaar. Wanneer het totaal van de aanschaffings- of voortbrengingskosten voor de bedoelde verstrekkingen, zoals de business seat, deze drempel overtreft, moet de BTW worden gecorrigeerd. De drempel van € 227 geldt exclusief de BTW die in de aanschaffings- of voorbrengingskosten is begrepen. Ook uitgaven met betrekking tot personeelsfeestjes en kerstpakketten tellen voor deze berekening mee. Het gaat om kosten die door de ondernemer worden gemaakt voor het personeel, en waarin een groot privé element schuil gaat.
Hoe wordt de € 227 drempel berekend?
Aan het einde van het kalenderjaar moet de drempel voor het BUA per personeelslid worden berekend. De berekening hiervan moet in de administratie van de onderneming worden bewaard. Hierbij geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Let er bij de berekening van de drempel goed op dat de BTW op de aanschafkosten niet wordt meegenomen.
Voorbeeld 1
In 2016 heeft een ondernemer business seats ter beschikking gesteld aan een personeelslid. De kosten hiervan bedragen € 200 exclusief BTW. Daarnaast heeft ieder personeelslid een kerstpakket gekregen waarvan de kosten € 20 exclusief BTW per kerstpakket bedroegen. Voor het personeelslid kan nu de volgende berekening worden gemaakt:
Business seat € 200
Kerstpakket € 20+
Totaal € 220
De drempel van € 227 wordt in dit geval niet overschreden, en daarom mag de ondernemer de BTW die in rekening is gebracht voor de huur van de business seat en de BTW op het kerstpakket in aftrek brengen.
Voorbeeld 2
In 2016 heeft een ondernemer twee keer business seats ter beschikking gesteld aan een personeelslid. De kosten hiervan bedragen € 200 exclusief BTW per keer. Daarnaast is een kerstpakket verstrekt waarvan de aanschaf exclusief BTW € 20 bedroeg. Voor het personeelslid kan nu de volgende berekening worden gemaakt:
Business seat 2 x € 400
Kerstpakket € 20+
Totaal € 420
De drempel van € 227 wordt nu overschreden, en daarom moet de ondernemer de BTW die hij met betrekking tot de kosten in aftrek heeft gebracht corrigeren. Hij moet de BTW die hem in rekening is gebracht op de business seats en het kerstpakket en die hij eerder in aftrek heeft gebracht, nu weer aangeven in zijn BTW-aangifte. Deze correctie kan plaatsvinden in de laatste BTW-aangifte over het jaar. Wanneer de laatste BTW-aangifte van het jaar al is ingediend, moet de correctie in de BTW-suppletie worden verwerkt.
Conclusie
De ter beschikking stelling van business seats aan zakelijke relaties en personeelsleden is een attentiepunt voor de BTW. Dit geldt ook wanneer het gaat om het bijwonen van andere evenementen met zakelijke relaties of personeel. Gedacht kan worden aan het bezoeken van musicals, schaatswedstrijden en concerten. Wanneer toegang tot deze evenementen op zakelijke gronden aan de zakelijke relaties ter beschikking worden gesteld, en zij zelf ook recht op aftrek van BTW zouden hebben hiervoor, dan mag de BTW in aftrek worden gebracht. Wanneer aan deze voorwaarden niet is voldaan, dan moet berekend worden wat de kosten exclusief BTW van de toegang tot het evenement, bijvoorbeeld de business seat, zijn. Als hierbij de drempel van € 227 exclusief BTW per jaar per relatie wordt overschreden, mag de BTW niet in aftrek worden gebracht. Voor de berekening van deze drempel gelden ook andere verstrekkingen mee, zoals kerstgeschenken. Wanneer de business seat ter beschikking wordt gesteld aan personeelsleden met het oog op hun eigen ontspanning, dan tellen de kosten hiervan exclusief BTW mee voor de berekening van de drempel van het personeelslid. Als de drempel wordt overschreden moet de BTW op de kosten – die door de ondernemer vaak eerder al in aftrek is gebracht – worden terugbetaald aan de Belastingdienst. Het is van belang dat de ondernemer deze BTW daadwerkelijk aangeeft en terugbetaalt, omdat de Belastingdienst anders een naheffingsaanslag en boetes op kan leggen. De gevolgen voor de BTW kunnen dus per geval verschillen. Voor de ondernemer is het daarom van belang dat in de administratie wordt bijgehouden door wie en hoe de business seats zijn gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld door een lijst met bezoekers bij te houden.
