Teruggaafverzoek buitenlandse BTW
Via de internetsite ‘Teruggaaf van BTW uit andere EU-landen’, kan de Nederlandse ondernemer de door hem in andere EU-lidstaten betaalde BTW terugvragen. Klik hier voor de link naar het teruggaafverzoek. De Nederlandse Belastingdienst stuurt het door de Nederlandse ondernemer ingediende teruggaafverzoek door aan het EU-land waarvan de BTW teruggevraagd wordt. Om een teruggaafverzoek in te kunnen dienen heeft de Nederlandse ondernemer inlogcodes nodig. Deze inlogcodes verschillen van de inlogcodes die gebruikt voor het doen van de reguliere Nederlandse BTW-aangifte. De inlogcodes die de ondernemer gebruikt voor het teruggaafverzoek van buitenlandse BTW, worden aangevraagd via het formulier ‘Aanvraag inloggegevens teruggaaf BTW uit andere EU-landen’. Het formulier is via deze link te bereiken.
Indienen teruggaafverzoek buitenlandse BTW vóór 1 oktober
Let op dat teruggaafverzoeken van in andere EU-landen betaalde BTW altijd moeten worden ingediend voor 1 oktober van het kalenderjaar volgend op het jaar waarop het teruggaafverzoek betrekking heeft. De in 2017 in andere EU-landen door de ondernemer betaalde BTW moet daarom vóór 1 oktober 2018 teruggevraagd zijn via het programma van de Nederlandse Belastingdienst. Als de ondernemer nog niet over inlogcodes voor het doen van een teruggaafverzoek beschikt, is het van belang dat de inlogcodes zo snel mogelijk worden aangevraagd, zodat de deadline van 1 oktober gehaald kan worden.
Voorwaarden teruggaafverzoek buitenlandse BTW
Het teruggaafverzoek moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Het is van belang dat de Nederlandse ondernemer aan al de gestelde voorwaarden voldoet om succesvol de BTW die in andere EU-landen is betaald, terug te kunnen vragen.
Onderneming in Nederland gevestigd
Van belang is dat sprake is van een BTW-ondernemer en dat de ondernemer die het teruggaafverzoek bij de Nederlandse Belastingdienst indient in Nederland is gevestigd. In het buitenland gevestigde ondernemers kunnen niet via de Nederlandse Belastingdienst een teruggaafverzoek doen.
Geen BTW-aangifte in het EU-land waarvan BTW terug wordt gevraagd
De ondernemer die via de Nederlandse Belastingdienst BTW terugvraagt die hij in een ander EU-land betaald heeft moet niet in het betreffende EU-land periodiek BTW-aangiften indienen. Wanneer de ondernemer namelijk wel periodiek BTW-aangifte doet in het andere EU-land, dan moet de in dat EU-land betaalde BTW via de reguliere BTW-aangiften van het EU-land terug worden gevraagd. De BTW is dan als voorbelasting door de ondernemer in aftrek te brengen.
Gebruik inkopen voor BTW-belaste prestaties
De ondernemer die de in het andere EU-land betaalde BTW terugvraagt, moet de inkopen gebruiken voor de BTW-belaste activiteiten van de onderneming. Een ondernemer die alleen maar BTW-vrijgestelde prestaties verricht kan de BTW die hij in andere EU-landen betaald heeft niet terugvragen. Ook ondernemers die ontheffing van administratieve verplichtingen hebben kunnen geen teruggaafverzoek van in andere EU-landen betaalde BTW bij de Nederlandse Belastingdienst indienen. Van belang is dat de factuur aan de factuurvereisten voldoet.
Drempelbedragen
Bij het indienen van een teruggaafverzoek van in andere EU-landen betaalde BTW gelden drempelbedragen. Een ondernemer kan een teruggaafverzoek over een kalenderjaar pas doen als het gaat om een terug te vragen BTW-bedrag van ten minste € 50. Een ondernemer kan een verzoek om teruggaaf doen over een periode van ten minste drie maanden als het BTW bedrag dat terug wordt gevraagd minimaal € 400 bedraagt. Als het gaat om terug te vragen BTW-bedragen lager dan de genoemde drempels dan is het EU-land waarvan de BTW terug wordt gevraagd niet verplicht het teruggaafverzoek in behandeling te nemen. Het EU-land heeft dan zelf de keuze of zij het teruggaafverzoek in behandeling nemen. Via de brochure van de Belastingdienst ‘Vereisten en toelichting bij verzoek om teruggaaf BTW uit andere landen’ is per land terug te vinden welke eisen bij het verzoek om teruggaaf van BTW worden gesteld.
Goederencodes en subgoederencodes
In het teruggaafverzoek moeten de gekochte goederen of diensten door de ondernemer worden aangegeven met een zogenoemde (sub)goederencode. In de brochure ‘Goederencodes’ van de Belastingdienst is te vinden welke (sub)goederencodes er zijn met welke goederencode de geleverde goederen en diensten moeten worden aangegeven. Klik hier voor de brochure.
De te hanteren codes zijn:
- Brandstof;
- Verhuur van vervoermiddelen;
- Uitgaven in verband met vervoermiddelen, andere dan die voor de goederen en diensten waarnaar wordt verwezen met de codes 1 en 2;
- Wegentol en andere heffingen met betrekking tot het gebruik van de weginfrastructuur;
- Reiskosten waaronder kosten van het openbare vervoer en taxi;
- Logies;
- Spijzen, dranken en restaurantkosten;
- Toegang tot beurzen en tentoonstellingen;
- Weelde-uitgaven alsmede uitgaven voor ontspanning en representatie;
- Andere.
Meesturen facturen
In een aantal gevallen zal de factuur bij het teruggaafverzoek moeten worden ingescand en meegestuurd met het teruggaafverzoek. Vaak wordt dat gevraagd als het gaat om grotere BTW-bedragen. De regels hiervoor verschillen per EU-land en deze zijn terug te vinden in de brochure ‘Vereisten verzoek om teruggaaf van BTW uit andere EU-landen (per EU-land)’ op de website van de Belastingdienst. Let op dat de facturen gedurende zeven jaar bewaard blijven in de administratie bij de BTW-ondernemer.
Corrigeren eerder verzoek
Een verzoek om teruggaaf kan worden gecorrigeerd door in te loggen in het programma van de Belastingdienst ‘Teruggaaf van BTW uit andere EU-landen’ en vervolgens te klikken op ‘correctieverzoek’. Alleen de laatste versie van een verzoek om teruggaaf kan worden gecorrigeerd.
Pro-rata ondernemer
Een ondernemer die zowel BTW-belaste als BTW-vrijgestelde prestaties verricht kan de in andere EU-landen betaalde BTW in aftrek brengen als de inkopen direct toerekenbaar zijn aan de BTW-belaste prestaties. Zijn de inkopen zowel toerekenbaar aan BTW-belaste als aan BTW-vrijgestelde prestaties dan kan de BTW terug worden gevraagd overeenkomstig het pro-rata van de ondernemer. Het pro-rata is de verhouding van de BTW-belaste omzet ten opzichte van de totaalomzet van de BTW-belaste én de BTW-vrijgestelde activiteiten. Het pro-ratapercentage van eerder ingediende verzoeken kan worden gewijzigd door in te loggen en boven aan de pagina te klikken op ‘percentage belaste bedrijfsactiviteiten (pro rata). Het gewijzigde pra rata kan naar meerdere landen tegelijk worden gestuurd.
Conclusie
Ga zo snel mogelijk na of er in 2017 inkopen in andere EU-landen zijn gedaan waarover BTW in andere EU-landen is betaald. Deze BTW kan via de Nederlandse Belastingdienst terug worden gevraagd als de ondernemer in Nederland gevestigd is, hij BTW-belaste prestaties verricht en geen BTW-aangifte in het andere EU-land doet. Een teruggaafverzoek van in andere EU-landen betaalde BTW moet vóór 1 oktober 2018 worden ingediend. Houd er rekening mee dat er gebruik moet worden gemaakt van andere inloggegevens dan de inloggegevens die gebruikt worden bij de reguliere BTW-aangifte in Nederland. Als deze inlogcodes nog moeten worden aangevraagd dan moet dat zo snel mogelijk worden gedaan via het formulier ‘Aanvraag inloggegevens voor terugvragen BTW uit andere EU-landen’.