Wat houdt de controleaanpak van de Belastingdienst in?
Wanneer de Belastingdienst een controle bij u heeft aangekondigd, is het aan te raden om van tevoren afspraken te maken over de wijze van uitvoering van het onderzoek. Vooral, omdat de Belastingdienst steeds vaker een controle uitvoert op basis van een geïntegreerde steekproef. Een geïntegreerde steekproef is een statistische steekproef waarbij meerdere belastingmiddelen onderwerp van onderzoek zijn. Zo’n steekproef kan bij voorbeeld aansluiten bij de “cash flow” van uw organisatie, waarbij alle inkomende en uitgaande euro’s object van onderzoek zijn. De Belastingdienst geeft in de controleaanpak Belastingdienst (CAB) aan, niet meer werk te willen verrichten dan noodzakelijk is. Hieruit volgt dat zij bij de opzet van de steekproef als uitgangspunt heeft dat in de steekproef geen enkele fout kan worden toegestaan. Dit noemt men ook wel een ‘nulfoutenverwachting’. De gedachte hierachter is dat de Belastingdienst stelt dat belastingplichtige heeft verklaard, zijn aangifte stellig en zonder voorbehoud te hebben ingediend.
De Belastingdienst stelt dus te kunnen volstaan met het toetsen van een beperkte set transacties, om vast te stellen dat sprake is van een aanvaardbare aangifte. Dit heeft tot gevolg dat, zodra er een fout of zelfs maar een fractie van een fout, wordt aangetroffen in de steekproef de Belastingdienst de aangifte niet zal kunnen goedkeuren. In dat geval ligt het tegenbewijs bij u. Met als gevolg dat u een integraal onderzoek moet uitvoeren of tegenbewijs op basis van een door uzelf geïnitieerde steekproef moet leveren. Gebruikelijker is dat de Belastingdienst een correctievoorstel doet op basis van de verwachte fout. De Belastingdienst zou dan een correctie kunnen voorstellen volgens de formule: (aantal gevonden foutfracties x interval). Het interval wordt door de Belastingdienst ruwweg op 1/3e van de materialiteit bepaald. De materialiteitstabel waar de Belastingdienst mee werkt is gepubliceerd in de CAB en ziet er als volgt uit:
Bron: CAB
Een voorbeeld
Stel dat uw onderneming een omzet heeft van € 30 miljoen en dat in het onderzoeksobject van de Belastingdienst de inkopen, overige kosten en nettolonen € 24 miljoen zijn. Dan wordt de materialiteit voor een geïntegreerde steekproef volgend uit bovenstaande tabel uit de CAB vastgesteld op € 600.000 en de interval van de steekproef bepaald op € 200.000. De theoretische omvang van de steekproef kan dan worden bepaald op 120 posten (namelijk: € 24 miljoen / € 200.000).
Stel bij de uitvoering van het onderzoek treft de Belastingdienst een factuur aan waarop ten onrechte geen rekening is gehouden met de werkkostenregeling (WKR) en daarnaast is vastgesteld dat de vooraftrek btw ten onrechte is genoten. Het gevolg hiervan is dat eerst wordt gesteld dat de aangiften in de scope niet kunnen worden goedgekeurd. De Belastingdienst stelt dan altijd eerst voor dat u de administratie opnieuw kunt opstellen en een verbeterde aangifte kunt doen. Het is daarbij meestal niet voldoende dat u zich daarbij beperkt tot de aangetroffen fout of een deel van de administratie doorzoekt op mogelijke fouten. Het blijkt in de praktijk niet eenvoudig om de Belastingdienst te overtuigen dat volstaan kan worden met een beperkte correctie van de aangifte. Daarbij staat ook de mogelijkheid open dat de Belastingdienst opnieuw een steekproef uitvoert op de verbeterde administratie, om vast te stellen dat de aangepaste aangifte wel aanvaardbaar is. Immers de Belastingdienst moet conform haar controleaanpak vaststellen dat sprake is van een aanvaardbare aangifte.
In de meeste gevallen eindigt het steekproefonderzoek waarin posten zijn afgekeurd in een voorstel van de Belastingdienst om de ‘verwachte’ fout te corrigeren in de aangifte. De verwachte fout in de WKR positie in de aangifte Loonheffingen zou als volgt kunnen worden berekend: € 200.000 x 80% (indien eindheffing) of x 108,7% (maximaal bruteringspercentage). Dit leidt tot een gevolgschade van € 160.000 tot € 217.400. De verwachte fout voor de btw zou als volgt kunnen worden berekend: € 200.000 * 21/121 = € 34.710.
Indien de Belastingdienst het onderzoek heeft uitgevoerd over meerdere jaren, bestaat er ook het risico dat het naheffingsresultaat over het gecontroleerde jaar wordt geëxtrapoleerd naar andere jaren. De totale naheffing voor de btw zou dan mogelijk op € 173.550 kunnen worden begroot en voor de Loonheffingen op € 800.000 tot € 1.087.000. Het is dus van belang om vooraf afspraken te maken met de Belastingdienst over de wijze waarop zij de controle gaat uitvoeren en wat uw bewijspositie is na de evaluatie van de steekproef.
Maak vooraf afspraken met Belastingdienst om onnodige naheffingen en navorderingen te voorkomen
In bovenstaand voorbeeld is gerekend met slechts 1 fout op de totale steekproef van 120 posten. Kortom het is belangrijk voor u om vooraf afspraken te maken met de Belastingdienst over onder meer de volgende onderwerpen:
- de scope van het onderzoek en of, en zo ja hoe, over de jaren wordt geëxtrapoleerd;
- welke entiteiten, welk jaar en voor welke belastingmiddelen geldt het onderzoek;
- het aansluiten van de populatie in scope met aangiften en jaarstukken;
- wat de gevolgen zijn van verdichte boekingen in de administratie;
- hoe voorkomen kan worden dat onderwerpen meerdere malen wordt onderzocht;
- het feitencomplex dat moet worden onderzocht en hoe om te gaan met een omissie;
- welke mogelijkheden om tegenbewijs te leveren u krijgt, ingeval de Belastingdienst de steekproefpopulatie niet goed kan keuren;
- de voorwaarden voor een korting (reductie) op de steekproef, met name het onderwerp van onderzoek bij een ‘dual purpose test’.
Indien u een belastingcontrole goed begeleid blijft u ‘in control’ en beperkt u zoveel mogelijk het risico op een onnodige naheffing of navordering.
Heeft u vragen over een belastingcontrole in uw organisatie of bent u op zoek naar een plan van aanpak, zodat u bij een belastingcontrole weet wat u moet doen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op.
